Misschien heb je er zelf wel mee te maken gehad binnen jouw organisatie: twee systemen die net langs elkaar heen lopen. Kan dat niet makkelijker? Gelukkig wel! Flextender en Gemeente Zeist gingen de samenwerkingen aan en werkten aan een koppeling tussen de AFAS Software en het platform van Flextender. Benieuwd naar dit proces, de optimalisatie en de samenwerking? We spraken erover met Jeroen van der Wal en Marloes Mol Lous, beide betrokken bij de inrichting van de koppeling bij Gemeente Zeist.
Het koppelen van systemen voor gemak
Nadat Flextender het voor elkaar kreeg om een begin te maken met de koppeling tussen twee systemen bij een andere gemeente, wist Gemeente Zeist: dit willen wij ook! Marloes vertelt: “De twee systemen zorgden voor veel dubbel werk. Teammanagers moesten voorheen een medewerker handmatig aan- of afmelden in AFAS. Dit ging niet altijd goed, waardoor onze data niet up-to-date was. We wisten dat de koppeling ons zou helpen.” Een team van professionals en experts boog zich over het tot stand brengen van de koppeling, waardoor mutaties automatisch vanuit het platform van Flextender in AFAS verwerkt worden.
_________________________________________
“We wisten dat de koppeling ons zou helpen.”
_________________________________________
Van plan tot uitvoering
De koppeling leggen tussen twee systemen was een gezamenlijk project. “Bij de start maakten we een plan: wat gaan we doen, waarom doen we dat, wat is de planning, wie heeft welke taken en wat zijn de kosten”, somt Jeroen op. “Op basis van dit plan gingen we aan de slag.” Toch verliep het proces niet altijd zonder slag of stoot. Marloes: “In het voorproces denk je dat je over alles hebt nagedacht, maar tijdens de implementatie loop je tegen nieuwe dingen aan die net niet op elkaar aansluiten.” Jeroen: “Dit zorgde ervoor dat we op den duur veel ad hoc bezig waren. Dit is iets wat we meenemen in de evaluatie van het project.”
_________________________________________
“In het voorproces denk je dat je over alles hebt nagedacht, maar tijdens de implementatie loop je tegen nieuwe dingen aan die net niet op elkaar aansluiten.”
_________________________________________
Een terugblik op een fijne samenwerking
Toch is de gemeente na wat bijschaven en afstemmen zeer tevreden over de koppeling en het proces. “Het was een fijne samenwerking”, concludeert Jeroen. “Daniël en Erik (projectleden vanuit Flextender) hebben er alles aan gedaan om een geslaagd product op te leveren. We zijn live gegaan met een goed gevoel.” En het resultaat? Jeroen: “Voor teammanagers is het proces eenduidiger geworden. Het belangrijkste is dat de juiste mutaties automatisch in het systeem komen.”
Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Bel naar 035 – 75 10 777 en we bespreken de mogelijkheden!