Voor Gemeente Deventer was externe inhuur een belangrijk proces, maar ook een proces dat veel tijd en aandacht vroeg van teamleiders. De organisatie wilde meer grip vanuit HR, minder versnippering in communicatie en een duidelijker, eenvoudiger proces voor iedereen die betrokken is bij inhuur. Met Flextender als broker kreeg Deventer één centraal aanspreekpunt, uniforme werkwijzen en praktische ondersteuning in de volledige keten: van aanvraag tot selectie en terugkoppeling.
Van versnippering naar centraal overzicht
Gemeente Deventer is een publieke organisatie met uiteenlopende opgaven, teams en tijdelijke capaciteitsvragen. Zoals bij veel gemeenten speelt externe inhuur daarin een belangrijke rol. De behoefte aan flexibiliteit is groot, maar dat vraagt ook om zorgvuldige processen, duidelijke verantwoordelijkheden en goed zicht op kwaliteit, tarieven en rechtmatigheid.
Voor de samenwerking met Flextender verliep de inhuur via een inhuurdesk met meerdere contactpersonen. Dat zorgde voor versnipperde communicatie en verschillende werkwijzen. Teamleiders waren zelf verantwoordelijk voor veel stappen binnen het werving- en selectieproces, inclusief praktische handelingen rondom aanvragen, selectie en urenaccordering. Daardoor kostte het proces veel tijd en ontbrak het soms aan eenduidigheid en centraal overzicht.
De belangrijkste behoefte was helder: meer grip op inhuur vanuit HR en meer ontzorging voor teamleiders.
De uitdaging: minder losse schakels, meer regie
Deventer liep tegen een aantal herkenbare uitdagingen aan. Er was geen centraal aanspreekpunt voor inhuur, waardoor communicatie inefficiënt kon verlopen. Ook waren processen niet overal hetzelfde ingericht. Dat maakte het lastig om consistent te sturen op kwaliteit, snelheid en marktconforme voorwaarden.
Voor teamleiders betekende dit dat zij naast hun inhoudelijke verantwoordelijkheid ook veel tijd kwijt waren aan het organiseren van inhuur. Tegelijkertijd wilde recruitment beter kunnen sturen op de juiste professional op de juiste plek, tegen een marktconforme prijs.
Daarbij speelde ook de bredere context van publieke inhuur mee. Wet- en regelgeving, zoals de Wet DBA, vraagt om zorgvuldige beoordeling van opdrachten en duidelijke keuzes rondom bijvoorbeeld zzp of detachering. Voor een gemeente is het belangrijk dat externe inhuur niet alleen snel geregeld is, maar ook transparant, beheersbaar en rechtmatig wordt georganiseerd.
De oplossing: gestructureerde implementatie en vaste ondersteuning
Na het winnen van de aanbesteding startte Flextender de samenwerking met een gestructureerde implementatie. Vanuit Flextender werd een implementatiemanager aangesteld; vanuit de gemeente werkte een projectleider mee. Samen stelden zij een implementatieplan op met duidelijke deadlines en projectteams.
De implementatie werd ondersteund met gezamenlijke live sessies. Ook werd de interne organisatie actief meegenomen. De implementatiegroep sloot aan bij het MT-overleg, waardoor er draagvlak ontstond op managementniveau. Daarnaast verzorgde Flextender trainingen voor HR en het managementteam.
Wat in de aanpak opviel, was de combinatie van structuur en transparantie. Door te werken met vaste contactpersonen kon er snel worden geschakeld. De proactieve houding van Flextender hielp om gezamenlijke deadlines te behalen. Ook de kennis van de publieke inhuurmarkt, met name op het gebied van werving en selectie, werd als waardevol ervaren.
In de praktijk ondersteunt Flextender de aanvrager bij het opstellen van een kwalitatieve en rechtmatige aanvraag. Daarna neemt Flextender het proces grotendeels uit handen: van publicatie en monitoring van kandidaten tot selectie, gespreksplanning en terugkoppeling richting kandidaten.
Resultaat: meer grip, eenvoudiger processen en betere ondersteuning
Sinds de start van de samenwerking werkt Gemeente Deventer met meer centraal overzicht en uniforme processen. Teamleiders worden ontzorgd en het inhuurproces is eenvoudiger en efficiënter ingericht.
Een belangrijk verschil zit in de dagelijkse ondersteuning. De aanwezigheid van een recruiter van Flextender op locatie draagt bij aan snelle en kwalitatieve begeleiding. Teamleiders krijgen ondersteuning in het proces en advies bij keuzes rondom de aanvraag, kandidaten en marktconforme voorwaarden.
Deventer ervaart de dienstverlening als snel, proactief, goed bereikbaar en volledig. Vanuit recruitment zijn er geen signalen van klachten van leveranciers of externe professionals. Voor externe professionals is de werkwijze veranderd doordat Flextender als broker fungeert en optreedt als opdrachtgever.
Meetbare resultaten worden na het eerste jaar geëvalueerd. Op dit moment is het nog te vroeg om harde conclusies te trekken over bijvoorbeeld kostenbesparing of doorlooptijd. Wel is de interne tevredenheid over de samenwerking positief. De grootste winst zit nu al in de combinatie van ontzorging en expertise.
_________________________________________
“Flextender zorgt voor grip, kwaliteit en ontzorging in onze inhuur.”
_________________________________________
Verder bouwen aan rechtmatige en beheersbare inhuur
Gemeente Deventer ziet de samenwerking met Flextender als een positieve basis voor verdere ontwikkeling. De intentie is om de samenwerking voort te zetten en verder te optimaliseren.
Ook richting de toekomst blijft de inhuurmarkt in beweging. Wet- en regelgeving speelt daarin een belangrijke rol. Flextender ondersteunt Deventer actief bij het borgen van rechtmatige inhuur en adviseert over onderwerpen als schijnzelfstandigheid en de positionering van opdrachten.
Voor gemeenten die hun externe inhuur eerlijker, transparanter en beter beheersbaar willen organiseren, laat deze samenwerking zien wat een vaste, deskundige partner kan toevoegen: meer overzicht, meer ondersteuning en een proces dat beter aansluit op de praktijk van HR, management en teamleiders.
Ook meer grip op externe inhuur binnen uw gemeente?
Ontdek hoe Flextender publieke organisaties ondersteunt met transparante, professionele en rechtmatige inhuurprocessen.