Organisatie  
Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

De afdeling I&I (Informatievoorziening & ICT) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het realiseren van onze ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.

Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.

Er is bij het team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van ‘schouders eronder’ is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload, en de bedrijfsvoeringsprocessen om zodoende verder te professionaliseren.

Opdracht
Binnen de VRU wordt door onder andere de afdelingen HRM, Financien en Inkoop intensief gebruik gemaakt van de AFAS-software. Bij het functioneel beheerteam van AFAS is sprake van een hoge hoeveelheid tickets en wijzigingsverzoeken vanuit deze afdelingen. De AFAS-inrichting is in de afgelopen jaren steeds complexer geworden door wijzigingen en maatwerk. Hierdoor is onvoldoende inzicht in de samenhang en consequenties van wijzigingen. Het functioneel beheerteam heeft onvoldoende capaciteit om de huidige inrichting integraal te analyseren en te optimaliseren. Er is een flinke lijst van gewenste functionaliteit, uit de hoek van HR, Financiën en Inkoop. Overwogen moet worden of deze functionaliteit los moet worden ingevuld in de vorm van maatwerk, of dat er meer moet worden gekeken naar extra modules en/of een andere inrichting.

Wij zoeken een ervaren AFAS-consultant die samen met het functioneel beheerteam en keyusers de huidige inrichting van AFAS in kaart brengt, analyseert en vertaalt naar een overzichtelijke en toekomstbestendige inrichting, hierbij een optimum vinden tussen inrichting/customizing en beschikbare modules.  

De opdracht richt zich met name op:

• Inventariseren van een flink aantal workflows en de bijbehorende taken, signalen en autorisaties;
• Openstaande wensen (rijp en groen) vanuit de domeinen HR, Financiën en Inkoop;
• Inzichtelijk maken van samenhang, afhankelijkheden en knelpunten;
• Signaleren van dubbele, verouderde of onnodig complexe inrichting;
• Adviseren over vereenvoudiging en verbetering van de inrichting in samenwerking met de informatiemanager en informatiearchitect en een klankbordgroep van gebruikers en proceseigenaren;
• Samenstellen ism de architect van een praktisch en eenduidig inrichtingsdocument met onder meer een ProjectStartArchitectuur (PSA) als basis voor toekomstig beheer;
• Opstellen van een globaal plan/roadmap om te komen tot een herinrichting;
• Overdracht en vastleggen van kennis en bevindingen aan het functioneel beheerteam en informatiemanagement.

Wij zoeken een consultant die thuis is in AFAS, maar de brede blik heeft van een HR/Fin/Inkoop-suite consultant.  Een analytische expert die onafhankelijk is en vanuit business value kan denken.

Resultaat van de opdracht

• Adviesdocument over doorontwikkeling van AFAS / ERP-suite, inclusief een overzicht van aandachtspunten voor de aanbesteding ervan in de nabije toekomst;
• Inrichtingsdocument met onder meer een ProjectStartArchitectuur (PSA) als basis voor toekomstig beheer;
• Doorontwikkelingsplan/roadmap om te komen tot een doorontwikkeling van AFAS en integrale HR, Fin en Inkoop;
• Vastgelegd PSA, SOLL-processen, workflow etc. in de daarvoor aangewezen tooling;
• Overdrachtsdocument tbv functioneel beheerteam en informatiemanagement.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als AFAS Profit en InSite expert. Benoem duidelijk waar deze is opgedaan;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Uurtarief maximaal € 110,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender;
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het herinrichten van workflows, autorisaties, taken en signalen. Licht dit duidelijk doe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
5. Aantoonbare werkervaring met complexe en historisch gegroeide applicatie-inrichtingen. Licht dit duidelijk doe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het standaardiseren en optimaliseren van applicatie-inrichtingen. Licht dit duidelijk doe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
7. Aantoonbare werkervaring binnen een grote of middelgrote (semi-)overheidsorganisatie.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

8. De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, relevante werkervaring én motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden (35 punten);
9. Aantoonbare kennis opgedaan in de afgelopen 5 jaar van workflows, autorisaties, taken en signalen binnen AFAS. Licht dit duidelijk toe in de offerte (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met complexe en historisch gegroeide AFAS-inrichtingen (15 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met het standaardiseren en optimaliseren van AFAS-inrichtingen (20 punten);
12. Aantoonbare werkervaring binnen een Veiligheidsregio (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling. 

Competenties

• Analytisch: scherp en probleemoplossend;
• Abstractievermogen: het vermogen om complexe inrichting helder te communiceren en documenteren;
• Zelfstandigheid: initiatiefrijk en pragmatisch;
• Communicatieve vaardigheden: consensus bereiken en het vermogen kennis over te dragen aan functioneel beheerders en informatiemanagers;
• Besluitvaardigheid : het maken en voorleggen van weloverwogen keuzes, ook onder druk en bij tegengestelde belangen, tijdig bijsturen op basis van voortschrijdend inzicht;
• Persoonlijke competenties : eigenaarschap, resultaatgerichtheid, hoofd- en bijzaken onderscheiden, overtuigingskracht en vasthoudendheid.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie zeven (7) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De zeven (7) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,5 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: nader in te vullen, in ieder geval op maandag.

Planning
De gesprekken bij de VRU worden gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 29 september 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 30 september 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Overige informatie

• De VRU kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 1 oktober 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.