Organisatie ZonMw
ZonMw is de Nederlandse organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie. Wij werken op het snijvlak van onderzoek, beleid en praktijk aan een zo goed mogelijke gezondheid van mensen in Nederland. We stimuleren en financieren onderzoek, ontwikkeling en implementatie. De hoofdopdrachtgevers van ZonMw zijn het ministerie van VWS en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Zie ook onze site www.zonmw.nl. We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Opdracht
ZonMw werkt aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding en de implementatie van eisen uit de Archiefwet, Woo en duurzame toegankelijkheid van informatie. Hiervoor is behoefte aan een specialist die de organisatie ondersteunt bij het ontwerpen en implementeren van een MDTO-conform metadataschema.

Doel van de opdracht
Het ontwikkelen en opleveren van een toekomstbestendige metadata-inrichting op basis van de standaard MDTO (Metadata voor Duurzame Toegankelijkheid), passend binnen de informatiearchitectuur en de gebruikte systemen zoals Microsoft 365 en een Document Management Systeem (CORSA) zodat ZonMw voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Werkzaamheden
De opdrachtnemer voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Opstellen van een organisatiebreed metadataschema op basis van MDTO.
• Inventariseren van bestaande metadata- en dossierstructuren.
• Uitvoeren van een fit-gap analyse tussen huidige en gewenste situatie.
• Adviseren over inrichting van metadata binnen DMS-, zaak- en M365-platformen.
• Mappen van de metadata naar de geldende MDTO
• Vertalen van wet- en regelgeving naar praktische metadata-eisen.
• Opstellen van implementatieadviezen en migratiestrategieën.
• Afstemming met adviseurs informatiehuishouding, informatiemanagers, architecten, functioneel beheerders en proceseigenaren.
• Documenteren van ontwerpen, beslissingen en beheerafspraken.

De specialist werkt nauw samen met adviseurs documentaire informatiehuishouding, architecten, informatiemanagers, functioneel beheerders en andere stakeholders binnen de afdeling I&A.

Op te leveren resultaten, en wanneer deze op te leveren:

·         Organisatiebreed MDTO-conform metadataschema.

·         Metadatawoordenboek inclusief definities, eigenaarschap en beheerafspraken.

·         Fit-gap analyse huidige versus gewenste situatie.

·         MDTO-mappingdocument.

·         Implementatie- en migratieplan voor CORSA en Microsoft 365.

·         Adviesdocument voor governance en beheer van metadata.

·         Besluitdocument met ontwerpkeuzes en uitgangspunten.

·         Kennisoverdracht aan beheerorganisatie.

Fasering van de opdracht, en wanneer deze op te leveren:

Fase 1: Analyse (geschatte duur: 1-2 maanden)

• Inventarisatie bestaande metadata, documentstructuren en informatiesystemen.
• Interviews met stakeholders.
• Opstellen huidige situatie.

Fase 2: Ontwerp (geschatte duur: 2-3 maanden)

• Ontwikkelen MDTO-conform metadataschema.
• Uitwerken metadatawoordenboek.
• Uitvoeren fit-gap analyse.
• Afstemming met architectuur en informatiebeheer.

Fase 3: Implementatieadvies (geschatte duur: 1-2 maanden)

• Mapping naar CORSA en M365.
• Opstellen implementatie- en migratiestrategie.
• Opstellen governance- en beheerafspraken.

Fase 4: Oplevering (geschatte duur: 1 maand)

• Definitieve documentatie.
• Presentatie aan stakeholders.
• Kennisoverdracht.

Minimumeisen / knock-outcriteria

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met metadata‑modellering en het opstellen van organisatiebrede metadataschema's, bij voorkeur gebaseerd op MDTO. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan;
2. Aantoonbare ervaring met het mappen van metadata naar MDTO. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan;
3. Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet, Woo en duurzame toegankelijkheid. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan;
4. Aantoonbare werkervaring met fit gap analyses tussen bestaande en gewenste metadata inrichting en het vertalen van resultaten naar concrete aanpassingen en implementatieplannen;
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met de MDTO-standaard en ervaring met implementatie in DMS‑, zaak of M365 omgevingen. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring met metadata‑modellering en het opstellen van organisatiebrede metadataschema's, bij voorkeur gebaseerd op MDTO. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (50 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met MDTO binnen Corsa, AIMS of Microsoft 365/Teams (30 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met API’s. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties:

·         Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief af te stemmen.

·         Analytisch, zorgvuldig en resultaatgericht.

·         Zelfstandig en proactief.

·         Organisatiesensitief en in staat om te opereren in een complexe bestuurlijke omgeving.

·         Overtuigend adviseur met oog voor draagvlak.

·         In staat om abstracte standaarden (zoals MDTO) te vertalen naar praktische en werkbare oplossingen.

·         Goede documentatie- en rapportagevaardigheden; in staat om technische en bestuurlijke impact duidelijk en beknopt vast te leggen.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde bovenstaande criteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek vindt op het kantoor van ZonMw plaats en wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De werkdagen worden in overleg bepaald.

Planning
De gesprekken bij de ZonMw worden op donderdag 8 oktober 2026, om 09:00 tot 11:00 uur gepland. En op 13:00 uur tot 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen op woensdag 7 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
- ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
- ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;
- Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 29 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 1 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 2 oktober 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.