Uw veiligheid, Ons werk
Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling ICT Beheer op zoek naar een tijdelijke collega:

Opdracht
De afdeling ICT Beheer heeft behoefte aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in relatie tot de beschikbare capaciteit. De Workload Planner krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer;
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden;
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht;
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team;
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit;
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden;
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning;
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd;O
• pstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages;
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden;
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers;
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning;
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek;
• Inrichten en documeteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren.

Het beoogde resultaat van de opdracht is een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld waarmee ICT Beheer inzicht heeft in de hoeveelheid werk, benodigde en beschikbare capaciteit, verwachte doorlooptijden en toekomstige knelpunten. Hiermee wordt de teamleiding in staat gesteld onderbouwde keuzes te maken over planning, prioriteiten en inzet van capaciteit.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau;
2. Aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie;
3. Aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden;
4. Aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools;
5. Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor de volledige duur van de opdracht, alle mogelijke verlengingen en het gevraagde aantal uren per week.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

6. Aantoonbare werkervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden (30 punten);
   1. 5 jaar of meer aantoonbare ervaring: (30 punten);
   2. 3 tot 5 jaar aantoonbare ervaring (20 punten);
   3. 1 tot 3 jaar aantoonbare ervaring  (10 punten);
   4. Minder dan 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten).
7. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt (25 punten);
   1. 3 jaar of meer aantoonbare ervaring (25 punten);
   2. 2 tot 3 jaar aantoonbare ervaring (15 punten);
   3. 1 tot 2 jaar aantoonbare ervaring (10 punten);
   4. Minder dan 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten).
8. Aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving (20 punten);
   1. 3 jaar of meer aantoonbare ervaring (20 punten);
   2. 1 tot 3 jaar aantoonbare ervaring (10 punten);
   3. Minder dan 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten).
9. Aantoonbare werkervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools (15 punten);
   1. 3 jaar of meer aantoonbare ervaring (15 punten);
   2. 1 tot 3 jaar aantoonbare ervaring (10 punten);
   3.  Minder dan 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten).
10. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van een planning- en/of capaciteitsproces (10 punten);
    1. Kandidaat heeft aantoonbaar meerdere planning- en/of capaciteitsprocessen zelfstandig ingericht of verbeterd  (10 punten);
    2. Kandidaat heeft aantoonbaar aan minimaal één dergelijke inrichting of verbetering bijgedragen: (5 punten);
    3. Niet aantoonbaar uit het cv (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling. 

Competenties

• Analytisch vermogen – kan grote hoeveelheden informatie structureren en vertalen naar bruikbare stuurinformatie;
• Plannen en organiseren – brengt werkzaamheden, capaciteit, afhankelijkheden en deadlines gestructureerd samen;
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig en zorgt voor betrouwbare en actuele informatie;
• Proactiviteit – signaleert tijdig knelpunten, afwijkingen en risico's en onderneemt hierop actie;
• Zelfstandigheid – kan de opdracht zelfstandig structureren en uitvoeren;
• Communicatieve vaardigheden – kan gericht doorvragen bij medewerkers en bevindingen helder toelichten;
• Resultaatgerichtheid – werkt toe naar concrete, bruikbare en overdraagbare resultaten;
• Organisatiesensitiviteit – begrijpt belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie en weet hier effectief mee om te gaan;
• Oordeelsvorming – kan op basis van beschikbare gegevens realistische conclusies trekken over workload, capaciteit en planning;
• Overzicht – is in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en een integraal beeld van werkzaamheden en capaciteit te creëren.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria
Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven.
Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van 7 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.

De 7 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de 7  best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 10 offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

-          Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
-          Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).

De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 4: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld als géén van de kandidaten voldoet aan de gestelde knock-outcriteria én competenties of als de behoefte van opdrachtgever is gewijzigd.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,05 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Functieschaal 
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. 

Planning 
De fysieke/ digitale gesprekken bij de VRU worden gepland op woensdag 16 september 2026, tussen 9:00 uur en 15:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. 

Meer informatie 
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 9 september 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 10 september 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.  

Overige informatie 

• De VRU vraagt bij aanvang van de opdracht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hiervan moet een kopie, samen met het tonen van een ID-bewijs, worden overhandigd op de eerste werkdag.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor VRU komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 14 september 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.