Uitvoeringsvoorwaarde – arbeidsrelatie en wijze van uitvoering
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever.
De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.
Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd.
Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is de organisatie niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

Team
Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je o.a. samen met onze proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs. Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.

Opdracht
De gemeente Zeist migreert alle informatie vanuit haar netwerkschijven naar zes aangewezen bestemmingen: het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, de parkeerplaats en de verhuisdoos. Dit gebeurt in het project Informatie op de juiste plek, dat 24 vakafdelingen omvat en een harde deadline heeft van 1 januari 2027, wanneer de licentie voor de netwerkschijven verloopt. Het project wordt aangestuurd via een stuurgroep en werkt met meerdere parallelle projectgroepen. Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draagt zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen. Conform onze bewaar strategie is een van deze onderdelen het e-depot. Als deelprojectleider ben jij in de lead om ons in het aanbestedingstraject te begeleiden.

Daarnaast zullen allerlei aanpassingen gerealiseerd moeten worden in bestaande vak applicaties en ons zaaksysteem om de documenten op de goede manier te kunnen ontsluiten. Hiervoor zal met tal van medewerker binnen de organisatie het gesprek moeten worden aangegaan over wat er nodig is om op een andere manier te gaan werken. Jij bent daarin naast de projectleider een belangrijke verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening.

We zoeken hierbij een projectleider met ervaring met soortgelijke projecten, en de kerntaken:

• Organiseren, coördineren en bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder de begeleiding van 24 vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depot traject.
• Sturen op planning, resultaat, budget en kwaliteit met oog voor de harde einddeadline van 1 januari 2027 en de onderlinge afhankelijkheden tussen werkstromen.
• Versterken van de samenwerking binnen de projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructureny..
• Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
• Signaleren van risico’s in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.

Vereisten / knock-outcriteria 

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van informatiebeheer, informatiehuishouding of aanverwante domeinen binnen een overheidsorganisatie;
3. Aantoonbaar afgeronde opleiding/cursus op gebied van projectmanagement;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
5. Uurtarief maximaal €100,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk en fee Flextender;
6. Aantoonbare werkervaring met vergelijkbare digitaliserings- of migratietrajecten waarbij medewerkers en organisaties zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen en digitale werkomgevingen.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente (30 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van programma's van eisen en het structureren van complexe besluitvormings- en inkooptrajecten binnen een overheidsorganisatie (20p)
9. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiebeheer (20 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met organisatiebrede verandertrajecten, waarbij medewerkers zijn begeleid naar nieuwe werkwijzen (20 punten).
11. Aantoonbare werkervaring met Agile/Scrum werkwijzen, aantoonbaar gemaakt door een erkende certificering en praktische toepassing binnen projecten. (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team, functioneel beheerders en bestuurlijk niveau
• Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren
• Projectcoördinatie: bewaken van voortgang, planning en kwaliteit over meerdere gelijktijdige werkstromen
• Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en SharePoint in een organisatorische context;
• Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders;
• Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een projectomgeving
• Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete, meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen werkstromen
• Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie 5 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 5 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 25 juni 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 23 juni 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 18 juni 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 19 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 22 juni 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.