Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Je bent een Informatiespecialist/ Recordmanager met een passie voor het op orde krijgen én houden van (digitaal) archief. De gemeente Hilversum zet de komende jaren in op het verder optimaliseren en op orde houden van de informatiehuishouding en het archief. Het proces van documenteren en archiveren begint steeds vaker in het primaire proces waar informatie wordt ontvangen en verwerkt. Daarnaast breidt het takenpakket van Recordmanagement zich uit door nieuwe projecten, wetgeving en onze eigen ambitie om de komende jaren het informatiebeheer nóg beter beheersbaar te maken. De werkzaamheden worden door die ontwikkelingen en ambitie uitgebreid en daarom verwelkomen wij graag jou als Informatiespecialist bij het team Recordmanagement.

Specifieke taken en verantwoordelijkheden
1. Samen met de collega's van Recordmanagement werk je aan het uitvoeren van verbeteracties voor het informatiebeheer aan de hand van het verbeterplan voor het archief- en informatiebeheer van de gemeente.
2. Het uitvoeren van kwaliteitscontroles en het bewaken van de kwaliteit van zaakregistraties in het zaaksysteem.
3. Adviseren en meewerken in projecten om de kwaliteit van het proces van documenteren en archiveren te bewaken en te verbeteren binnen de organisatie (o.a. bij nieuwe wetgeving zoals de omgevingswet, WOO en bij de inrichting van nieuwe procesapplicaties).
4. Samen met collega's van Functioneel Beheer, Informatiebeheer, Informatiemanagement, ICT en Recordmanagement werk je aan de optimalisatie van het informatie- en archiveringsproces in brede zin vanuit jouw expertise en bevindingen.
5. Je werkt aan het bijhouden van het digitale (en deels papieren) archiefbeheer. Denk daarbij aan het opstellen van vernietigingslijsten, dossiervorming, het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Indien kandidaat in dienst treed bij de gemeente Hilversum (na minimaal 1040 uur), gebeurt dat zonder overnamekosten;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van digitaal informatie-/archiefbeheer;
4. Aantoonbare werkervaring met de uitvoering van de Archiefwet.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van digitaal informatie-/archiefbeheer bij een gemeente (20 punten);
6. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Informatiedienstverlening en -management (15 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met zaakgericht werken bij een gemeente (benoem dit duidelijk in het cv.) (15 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met het werken volgens/met een zaaktypecatalogus bij een gemeente (benoem dit duidelijk in het cv). (5 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van informatieproducten ten behoeve van digitaal informatiebeheer (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
10. Een maximum uurtarief van €70,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer (10 punten);
11. Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met het beheren van archiefwaardige informatie in MS Teams (SharePoint) (benoem dit duidelijk in het cv.) (5 punten);
12. Aantoonbare kennis van de Archiefwet én het toezicht op archiefbeheer (6 punten);
13. Aantoonbare kennis van de AVG, Omgevingswet, WOO, en WEP (benoem dit duidelijk in het cv.) (4 punten);
a. Aantoonbare kennis van 1 van bovengenoemde punten (1 punt);
b. Aantoonbare kennis van 2 van bovengenoemde punten (2 punten);
c. Aantoonbare kennis van 3 van bovengenoemde punten (3 punten);
d. Aantoonbare kennis van 4 van bovengenoemde punten (4 punten);
e. Aantoonbare kennis van geen van bovengenoemde punten (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Meedenkend;
• Zelfstandig;
• Resultaatgericht;
• Sociaal sensitief;
• Toegankelijk. 

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 26 oktober 2022. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 24 oktober 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 17 oktober 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 18 oktober 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update 18-10
Er zijn geen inhoudelijke vragen ingediend.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 20 oktober 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.