Organisatie
Wat leuk dat je geïnteresseerd bent in de gemeente Rhenen!
Rhenen is een prachtige historische vestingstad, gelegen op het uiterste zuidoosten van de provincie Utrecht. Met de Nederrijn aan je voeten en de groene bossen van de Utrechtse Heuvelrug om je heen, is het hier heerlijk wonen en werken. Gemeente Rhenen staat bekend om Ouwehands Dierenpark, de Grebbeberg en natuurlijk de gezellige Rijnweek. De gemeente heeft veel te bieden: prachtige monumentale natuur, uitgebreide wandel- en fietsroutes en mooie ruiterpaden. Of je nu door de stad Rhenen zelf wandelt of de kernen Elst en Achterberg ontdekt, in Rhenen beleef je zowel rust als avontuur! Rhenen is goed bereikbaar met trein, bus en auto en vervult een belangrijke toeristische rol. Meer informatie over de gemeente Rhenen vind je via www.rhenen.nl.

We werken waarderend en vanuit de bedoeling
In Rhenen werken we voortdurend aan het verbeteren van onze dienstverlening en het versterken van onze rol in de regio. We streven er naar om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven, met een stevig fundament van flexibiliteit, vertrouwen, samenwerking en verantwoordelijkheid. We werken vanuit de bedoeling en op een waarderende manier, wat dagelijks zichtbaar is in ons werk. We denken in mogelijkheden, leveren maatwerk en doen dit voor zowel onze inwoners als medewerkers. We geven ruimte voor talent, stimuleren samenwerking en werken resultaatgericht. We ontwikkelen ons richting zelforganisatie. Zo maken we het verschil voor Rhenen en voegen we echte waarde toe!

Opdracht
Resultaatopdracht: Ervaren kwaliteitsmedewerker informatiebeheer
De gemeente Rhenen zoekt een ervaren kwaliteitsmedewerker informatiebeheer die verantwoordelijk wordt voor het uitvoeren van diverse verbeterpunten zoals vastgesteld in het Verbeterplan Informatiebeheer 2025. In deze opdracht lever je een aantoonbare bijdrage aan de kwaliteit, compliance en doorontwikkeling van het informatiebeheer binnen de gemeente.

Doel van de opdracht:
Het realiseren van verbeteringen op het gebied van informatiebeheer, waaronder het optimaliseren van het zaakgericht werken, het opstellen van kwaliteitszorgsystemen, het coördineren van archiefoverdracht en -vernietiging, en het ondersteunen en opleiden van collega’s.

Resultaatgebieden en op te leveren producten:

1. Zaakgericht werken in Djuma:
   • Adviseren en ondersteunen van collega’s bij digitaal en zaakgericht werken.
   • Kwaliteitscontroles uitvoeren op geregistreerde zaken en dossiers.
   • Verbeterpunten signaleren en doorvoeren.
2. Kwaliteitszorgsystemen informatiebeheer:
   • Opstellen, implementeren en borgen van een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer.
   • Opstellen van procedures en werkafspraken voor vervanging en archiefbeheer.
3. Archiefbeheer:
   • Coördineren van de overdracht van het archiefblok 1995–2016 naar het regionaal archief.
   • Afronden van het digitaliseren en overbrengen van bouwvergunningen.
   • Jaarlijkse vernietiging van papieren archief conform wet- en regelgeving.
4. Toezicht en audits:
   • Regie voeren op het IBT-toezichtdomein Informatiebeheer.
   • Begeleiden van audits en opstellen van managementrapportages.
   • Bewaken van de naleving van de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de AVG.
5. Opleiding en begeleiding:
   • Begeleiden en opleiden van een nieuw te werven adviseur informatiebeheer.
   • Kennisoverdracht en ondersteuning van collega’s binnen het team Data & Informatie.
6. Bestuurlijke advisering:
   • Voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming op het gebied van informatiebeheer.

Aan het einde van de opdracht zijn de verbeterpunten uit het Verbeterplan Informatiebeheer 2025 gerealiseerd of aantoonbaar in gang gezet. Er is een robuust kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer geïmplementeerd, de archiefblokken zijn overgedragen of vernietigd conform de wet- en regelgeving, het zaakgericht werken is geborgd in de organisatie. Hiermee draagt de kwaliteitsmedewerker bij aan een duurzaam, compliant en toekomstgericht informatiebeheer binnen de gemeente Rhenen.

Omgeving en samenwerking:
Je wordt tijdelijk onderdeel van het team Data & Informatie. Dit team bestaat uit informatieadviseurs, medewerkers DIV, medewerkers digitaal informatiebeheer, functioneel beheerders, data-analisten en een informatieanalist. Je werkt nauw samen met deze collega’s en stemt af met het regionaal archief en andere relevante partners.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijk informatiebeheer;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; 
3. Aantoonbare kennis van de Archiefwet, WOO en/of AVG;
4. Aantoonbare werkervaring met digitaal en zaakgericht werken;
5. Uiterlijk per 1 juli 2025 beschikbaar voor 20 uur per week.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Een afgeronde opleiding op hbo-bachelor niveau in de richting van informatiemanagement, informatiebeheer, archiefbeheer of recordmanagement (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente op informatiebeheer; (30 punten);
8. Maximaal uurtarief van € 70,- exclusief btw, inclusief fee flextender en reiskosten woon- werkverkeer; (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met digitaal en zaakgericht werken met systemen zoals Djuma of vergelijkbare zaaksystemen; (10 punten)

Competenties

• Analytisch vermogen;
• Resultaatgerichtheid;
• Communicatieve vaardigheden;
• Organisatiebewustzijn;
• Samenwerkingsgerichtheid;
• Nauwkeurigheid;
• Proactieve houding.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie drie (3) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De drie (3) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg, 2 dagen per week op locatie.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 19 juni 2025, tussen 14.00 en 16.00 uur. Het verzoek rekening te houden met deze gespreksdatum en tijd. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht een fee van €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• De uitbetaling van de factuur zal plaatsvinden op de G-rekening (60%) en rekeningnummer leverancier (40%). Niet van toepassing voor ZZP’ers.
• Alleen maandelijkse facturatie vereist (geen 4 weken)
• Beroepsaansprakelijkheid voor €250.000 euro per aanspraak: Ja

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 13 juni 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 15 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update vragen:
Er zijn geen inhoudelijke vragen ingediend.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 17 juni 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren.