Werken bij Leidschendam-Voorburg
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatiegestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
De afdeling Bedrijfsvoering werkt vraaggericht en levert ondersteuning en kwalitatief hoogwaardig en integraal advies aan alle afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Bedrijfsvoering doet dit om er voor te zorgen dat de gemeente Leidschendam-Voorburg haar beleidsdoelen haalt binnen de beschikbare middelen en de gestelde kaders. De adviseurs van Bedrijfsvoering zijn onafhankelijk en geven professioneel advies op basis van wet- en regelgeving en bestuurlijke- en organisatiedoelen. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 80 medewerkers.

Opdracht
Het uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken met daarbij de volgende werkzaamheden:

• Zelfstandig adviseren én het begeleiden van aanbestedingen zodanig dat het proces goed wordt doorlopen. Het doel is dat dit een contract oplevert waarin heldere afspraken zijn vastgelegd over uitvoering en oplevering van de gevraagde dienst en/of werk.
• Adviseren over aanbestedingsprocedures en passende contractvormen;
• Begeleiden van voornamelijk Europese aanbestedingstrajecten op het gebied van vooral werken voor de afdeling Stadsbeheer, waarvan in ieder geval het inkopen van:
• Raamovereenkomst hydraulische berekeningen;
• Raamovereenkomst ingenieursdiensten;
• Raamovereenkomst vervangen VRI’s (periode na vanaf 2026);
• Renovatie gebiedsrioolgemalen incl 10 stuks ombouw communicatie;
• Vervangen 20 st overstortloggers van riooloverstorten;
• Vervangen/ombouw 2 rioolgemalen met droge naar natte kelder.
• In voorkomende gevallen kunnen adviseren over het geheel aan (geplande) aanbestedingen, denk aan het neerzetten van raamovereenkomsten, bundelen van aanbestedingen, etc.

Het opstellen van aanbestedingen in Mercell Source-to-Contract. Onder het opstellen valt het aanmaken van aanbestedingsdocumenten, beoordelingssheets, (raam)overeenkomsten, publicatieteksten, proces-verbalen van opening, gunningadviezen en afwijzings- en gunningbrieven. Het begeleiden van aanbestedingen, inclusief het coördineren van het aanbestedingsproces, het bewaken van planningen, het ondersteunen van betrokkenen en het verzorgen van de communicatie gedurende het gehele traject.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad;
2. Een afgeronde opleiding Nevi 2 of vergelijkbaar, licht dit duidelijk toe;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als inkoop adviseur met Europese aanbestedingen

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als inkoopadviseur bij een (semi) overheid (30 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met procesbegeleiding van Europese aanbestedingstrajecten, benoem dit duidelijk in het cv (35 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als inkoper met het aanbesteden van (civiele) werken (20 punten);
7. Aantoonbare ervaring met het initiëren van en adviseren over procesverbeteringen (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch vermogen: je bent in staat om problemen te signaleren, herkent belangrijke informatie en legt verbanden tussen gegevens. Je spoort mogelijke oorzaken van problemen op; zoekt terzake doende gegevens;
• Visie: Het nemen van afstand van de dagelijkse praktijk en plaatst deze in een breder verband. Je bent in staat op je op lange termijn te richten en vertaalt informatie naar ideeën in de toekomst;
• Inlevingsvermogen: je onderkent en verplaatst je in de gevoelens en behoeften van anderen, en je houdt rekening met de gevolgen van eigen handelen op andere mensen of onderdelen van de organisatie;
• Overtuigingskracht: Je bent in staat om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt om instemming te krijgen met bepaalde plannen, ideeën of producten;
• Initiatief: Je signaleert kansen en handelt ernaar in plaats van passief te blijven tot anderen iets gedaan hebben. Je neemt actief maatregelen om de gang van zaken te beïnvloeden.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 4 juni van 14.00 uur tot 16.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 3 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 27 mei 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk donderdag 29 mei 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: Aangegeven is dat de opdracht betrekking heeft op 'Het uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken'. Dient de beoogde kandidaat ook deel te nemen aan (interne) overleggen of dient hij/zij zich enkel te richten op de aanbestedingen en advisering aan interne afdelingen/medewerkers?
Antwoord: Ja, dwz als het gaat om overleggen die gekoppeld zijn aan de advisering en begeleiding van de aanbestedingen. De beoogde collega hoeft niet deel te nemen aan bijvoorbeeld een regulier werkoverleg met andere inkoopadviseurs.

Vraag: Is hybride werken mogelijk en zo ja gelden er richtlijnen? Zijn er bijvoorbeeld specifieke dagen dat aanwezigheid vereist is?
Antwoord: Ja, hybride werken is mogelijk. Het is voor de interne afstemming wel goed om rekening te houden met 1 à 2 dagen aanwezigheid op kantoor.

Vraag: De opdracht heeft een looptijd van zes maanden en vangt in de zomer aan terwijl er aantal omvangrijke aanbestedingen opgestart moeten worden. Als dit Europese aanbestedingen zijn, is de looptijd van de opdracht wellicht niet lang genoeg om alles af te kunnen ronden. Hoe kijkt opdrachtgever hier tegenaan en is verlenging mogelijk?
Antwoord: Dat klopt, dus van opdrachtnemer wordt verwacht dit eind van het jaar over te dragen. Verlenging van de opdracht is helaas niet mogelijk.

Vraag: Kan de vacature ook voor 30 of 32 uur per week uitgevoerd worden?
Antwoord: Nee, dat is gezien de hoeveelheid werkzaamheden niet mogelijk.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 30 mei 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.