Organisatie
Wij zijn een samenwerkingsverband van 14 gemeenten. Het verbinden van verschillende partijen en belangen is onze kracht. We werken aan de meest innovatieve en uitdagende projecten op het gebied van mobiliteit. Werken bij de Vervoerregio betekent hét verschil kunnen maken in de OV-keten in de Amsterdamse regio. Bij alles dat we doen, leveren wij een essentiële bijdrage en geven we richting aan het verbeteren van mobiliteit, de bereikbaarheid en leefbaarheid in de regio Amsterdam. Wil jij dat ook? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Opdracht

Context

De Vervoerregio Amsterdam verbindt gemeenten en werkt aan een regio waar mensen vlot hun bestemming bereiken. De Vervoerregio is opdrachtgever van het openbaar vervoer per bus, tram en metro. De Vervoerregio financiert ook verbeteringen in de regionale infrastructuur voor (vracht)auto, fiets en openbaar vervoer. Deze verbeteringen in de regionale infrastructuur worden bewerkstelligt door enerzijds bijdragen aan projecten van gemeenten of andere partners via subsidie. Anderzijds is de Vervoerregio deelnemer in een aantal grote projecten.

Omschrijving

Voor de complexe en vaak grotere (infrastructuur)projecten waarbij de Vervoerregio één van de opdrachtgevers, is een externe projectorganisatie ingericht volgens een zogenaamd ‘zandloper-model’. Bij een aantal projecten is met de deelnemende partijen afgesproken dat de Vervoerregio het AOG-team aanstelt, waaronder de kasbeheerder. Deze afspraken zijn per project gemaakt.

De Bestuurlijk Opdrachtgevers in de projecten zijn onder meer: Ministerie I&W, Provincie Noord-Holland, gemeente Zaanstad, ProRail, Rijkswaterstaat, gemeente Amsterdam, Schiphol, gemeente Haarlemmermeer.

Het AOG-team bestaat o.a. uit de volgende functionarissen:

• Ambtelijk Opdrachtgever
• Kasbeheerder/controller
• Assistent AOG

Het AOG-team stuurt het IPM-team aan. Hierin zitten o.a.:

• Projectmanager
• Manager projectbeheersing
• Omgevingsmanager
• Technisch manager
• Contractmanager

De invulling van het IPM-team wordt bij een aantal projecten door gemeente Zaanstad ingevuld, en bij een aantal projecten door gemeente Amsterdam. Deze afspraken wisselen per project.

Doel

De essentie van kasbeheer voor projecten is om te zorgen dat de baten (inkomsten, opbrengsten) en lasten (uitgaven, kosten) van een project met elkaar in balans zijn. De organisatie die de kasbeheerder levert, is er namens het project voor verantwoordelijk om te zorgen voor voldoende middelen in kas om de verplichtingen te kunnen voldoen. Dat geldt voor de projectorganisatie als geheel, maar ook voor alle activiteiten (binnen een project) waarvoor verplichtingen worden aangegaan. De kasbeheerder houdt zicht op de (ontwikkeling van) uitgaven en het reserveren van de benodigde budgetten of het innen van bijdragen van derden.

De kasbeheerder adviseert de ambtelijke opdrachtgever over budgetbeheersing. Daarnaast is er veel contact met de projectmanager of projectdirecteur en de manager projectbeheersing binnen het IPM-team over o.a. planning, risico en control.

Voor de projecten is een aparte boekhouding ingericht, om een afgescheiden financiële huishouding te waarborgen. De kasbeheerder ziet hierop toe. Het gaat dus om een boekhouding buiten de Vervoerregio zelf.

Taken

De taken van de kasbeheerder binnen de externe projecten bestaan uit:

• het beoordelen van maand- en kwartaalrapportages van de projectorganisaties,
• het samenstellen van de bestuurlijke kwartaalrapportages ter verantwoording aan de verschillende projectpartners,
• monitoring van naleving van fiscale afspraken,
• zorgdragen voor de afhandeling van betalingen aan de projectorganisaties,
• incasseren van de financiële bijdragen van de projectpartners,
• beoordelen projectplannen,
• beoordelen VTW’s (Verzoek tot Wijziging van scope werkzaamheden),
• beoordelen budget over- en onderschrijdingen,
• beoordelen budgetramingen,
• beoordelen risicodossiers.

Resultaat

Aan het einde van de opdracht is het volgende resultaat bereikt:

• Afsluiting van de projectfase.
• Financieel eindverantwoordingsdocument.
• Financiële afwikkeling met partners van de fase conform afspraken over bijdrages.

Omvang en duur

De omvang van de opdracht op basis van het gemiddelde aantal uren per week is:

• AVANT: 8 uur
• Amsteltram: 4 uur
• Guisweg: 10 uur
• OVAH: 7 uur
• OVSA: 7 uur

Totaal aantal uren per week gemiddeld: 36

De duur van de opdracht is gekoppeld aan de fase van een project. Na de afronding van een fase wordt opnieuw overwogen hoe de rol van kasbeheerder wordt ingevuld. Daarnaast wordt er aan het eind van elk kalenderjaar geëvalueerd of inzet op dezelfde manier doorgezet wordt, voordat eventueel verlenging plaatsvindt. Dit in overleg met de projectpartners.

De projecten zitten in de volgende fase:

AVANT: realisatiefase

Amsteltram: UHL nazorgfase en TEA uitvoeringsfase

Guisweg: planuitwerkingsfase

OVAH: verkenningsfase

OVSA: verkenningsfase

De kandidaat zal alleen de feitelijke gewerkte uren in rekening brengen.

Competenties

Analytisch vermogen – Het vermogen om financiële data en projectadministraties te analyseren, subsidies en vaststellingen te beoordelen en eventuele afwijkingen tijdig te signaleren en te adresseren.

Samenwerken – Het effectief samenwerken met verschillende teams en stakeholders, zoals projectbegeleiders en andere controllers, om gezamenlijke doelstellingen te realiseren.

Onafhankelijkheid en Eigenaarschap – De verantwoordelijkheid nemen voor het financieel beheer van projecten en processen, en zelfsturend handelen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van processen.

Communicatieve vaardigheden – Het vermogen om complexe financiële informatie duidelijk en begrijpelijk te communiceren, zowel schriftelijk (bijv. bestuurlijke voorstellen) als mondeling, en effectief te rapporteren aan verschillende stakeholders.

Resultaatgerichtheid – Het vermogen om doelen effectief te behalen binnen de gestelde tijd en middelen. Dit houdt in dat de project controller zich richt op het behalen van de gewenste resultaten, zoals het tijdig opleveren van financiële rapportages, het naleven van budgetten, en het bijdragen aan het succes van projecten door proactief mogelijke risico’s en knelpunten aan te pakken.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van financiën, controlling of project control;
2. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als Projectcontroller;
3. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van projectmanagement;
4. Aantoonbare werkervaring met Key2Financiën, Cognos, Excel en Power BI;
5. Kandidaat is beschikbaar voor 36 uur per week;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectcontroller binnen de OV-sector, infrastructuur of mobiliteit; (40 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het managen van Stakeholders, zoals gemeenten, vervoerders en externe partners binnen OV-projecten; (35 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met financiële analyses en subsidieprocessen; (25 punten)

Voor kandidaten/bureaus: Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Analytisch vermogen – Het vermogen om financiële data en projectadministraties te analyseren, subsidies en vaststellingen te beoordelen en eventuele afwijkingen tijdig te signaleren en te adresseren.
Samenwerken – Het effectief samenwerken met verschillende teams en stakeholders, zoals projectbegeleiders en andere controllers, om gezamenlijke doelstellingen te realiseren.
Onafhankelijkheid en Eigenaarschap – De verantwoordelijkheid nemen voor het financieel beheer van projecten en processen, en zelfsturend handelen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van processen.
Communicatieve vaardigheden – Het vermogen om complexe financiële informatie duidelijk en begrijpelijk te communiceren, zowel schriftelijk (bijv. bestuurlijke voorstellen) als mondeling, en effectief te rapporteren aan verschillende stakeholders.
Resultaatgerichtheid – Het vermogen om doelen effectief te behalen binnen de gestelde tijd en middelen. Dit houdt in dat de project controller zich richt op het behalen van de gewenste resultaten, zoals het tijdig opleveren van financiële rapportages, het naleven van budgetten, en het bijdragen aan het succes van projecten door proactief mogelijke risico’s en knelpunten aan te pakken.

Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 10 december 2024 van 10.30 uur tot 11.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

Meer informatie
Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen kun je indienen tot maandag 2 december 2024, 09.00 uur. De antwoorden op de bijpassende vragen worden op dinsdag 3 december 2024 gepubliceerd op de website. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: De opdrachtgever is Vervoerregio Amsterdam maar in de titel staat Regio Utrecht, het gaat om de vervoerregio Amsterdam toch?
Antwoord: Klopt, het is Vervoerregio Amsterdam

Vraag: Zullen de werkzaamheden plaatsvinden op de Termini weg in Amsterdam?
Antwoord: Ja.

Vraag: Wat zijn de vereisten qua hybride werken?
Antwoord: Richtlijn is 50% kantoor – 50% thuis.

Vraag: Ik heb een kandidaat met geen directe ervaring met Cognos. Word deze afgewezen?

Antwoord: Aantoonbare ervaring met Cognos is opgenomen als knock-outcriterium, omdat het een essentieel onderdeel vormt van de huidige werkwijze en directe inzetbaarheid vereist. Dit is belangrijk om de continuïteit en snelheid binnen lopende projecten te waarborgen. Helaas betekent dit dat een kandidaat zonder deze ervaring niet in aanmerking kan komen voor deze functie.

Vraag: Ik heb een vraag over een van de eis van minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van projectmanagement. Deze vereiste begrijp ik niet volledig in de context van de functie van Projectcontroller, aangezien de focus van deze rol volgens de omschrijving ligt op financiële controle, risicobeheersing, en het ondersteunen van projectleiders en opdrachtgevers. Kunt u toelichten waarom deze specifieke ervaring met projectmanagement als vereiste is gesteld? Wordt er in deze functie bijvoorbeeld verwacht dat de Projectcontroller ook projectmanagementtaken uitvoert of een andere specifieke rol speelt binnen de projectorganisatie die deze eis rechtvaardigt?
Antwoord: De projectcontroller zal geen projectmanagementtaken vervullen. Het gaat erom dat de projectcontroller ruime ervaring heeft met de rollen van Integraal Projectmanagement (IPM) in grote projecten.

Vraag: Heeft de opdrachtgever deze opdracht getoetst aan de handreiking toetsingskader DBA van de belastingdienst en beoordeeld als een opdracht die kan worden uitgevoerd door een zzp-er volgens de wet DBA?
Antwoord: Ja, deze opdracht is geschikt voor een ZZP'er. 

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 5 december 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.