Organisatie

Wat leuk dat je geïnteresseerd bent in de gemeente Rhenen!
Rhenen is een prachtige historische vestingstad, gelegen op het uiterste zuidoosten van de provincie Utrecht. Met de Nederrijn aan je voeten en de groene bossen van de Utrechtse Heuvelrug om je heen, is het hier heerlijk wonen en werken. Gemeente Rhenen staat bekend om Ouwehands Dierenpark, de Grebbeberg en natuurlijk de gezellige Rijnweek.

De gemeente heeft veel te bieden: prachtige monumentale natuur, uitgebreide wandel- en fietsroutes en mooie ruiterpaden. Of je nu door de stad Rhenen zelf wandelt of de kernen Elst en Achterberg ontdekt, in Rhenen beleef je zowel rust als avontuur! Rhenen is goed bereikbaar met trein, bus en auto en vervult een belangrijke toeristische rol. Meer informatie over de gemeente Rhenen vind je via www.rhenen.nl.

We werken waarderend en vanuit de bedoeling
In Rhenen werken we voortdurend aan het verbeteren van onze dienstverlening en het versterken van onze rol in de regio. We streven er naar om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven, met een stevig fundament van flexibiliteit, vertrouwen, samenwerking en verantwoordelijkheid. We werken vanuit de bedoeling en op een waarderende manier, wat dagelijks zichtbaar is in ons werk. We denken in mogelijkheden, leveren maatwerk en doen dit voor zowel onze inwoners als medewerkers. We geven ruimte voor talent, stimuleren samenwerking en werken resultaatgericht. We ontwikkelen ons richting zelforganisatie. Zo maken we het verschil voor Rhenen en voegen we echte waarde toe!

Kom jij ons versterken? We kijken ernaar uit om je te leren kennen!

Opdracht
De kandidaat stapt in een rijdende trein en wordt niet of zeer beperkt ingewerkt door de vertrekkende inkoopadviseur. De rol van inkoopadviseur is een 1-pitter binnen de gemeente Rhenen. Naast de generieke activiteiten als het adviseren op meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen, heeft de inkoopadviseur het project ‘inkoop op orde’ opgestart. Het doel hiervan is om inkoop in de organisatie verder te professionaliseren en onrechtmatigheid te reduceren. Hier is ook veel politieke belangstelling voor. Project inkoop bestaat nu nog uit de overgebleven deelprojecten: herzien van het inkoopbeleid, inrichten van een inkoopplein op intranet met handleidingen en templates van aanbestedingen, het inrichten van Mercell en het opzetten van een verplichte basiscursus inkoop voor alle medewerkers. Inkopen en aanbesteden moet makkelijker en eenvoudiger worden voor de medewerkers. De problematiek van onrechtmatigheid ligt niet in onwil, maar in gebrek van kennis van de medewerkers. Het project inkoop op orde wordt ondersteund door 2 adviseurs van het flexteam die geen inhoudelijke kennis van inkoop en aanbesteden hebben. Deze situatie vraagt om een stevige kandidaat die in staat is om de dagelijkse gang van zaken door te laten gaan en tegelijkertijd in staat is om het project inkoop op orde succesvol af te ronden en inkoop en aanbesteden te borgen in de organisatie. Op de achtergrond wil de gemeente een nieuwe inkoopadviseur in dienst nemen. Deze inkoopadviseur zal mogelijk door de kandidaat ingewerkt worden.  

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar binnen een gemeente;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar op het gebied van publieke inkoop;
4. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van EU-aanbestedingen;
5. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingsplatvorm Mercell Source to Contract;
6. Minimaal beschikbaar voor 24 uur per week gedurende de duur van de opdracht;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als inkoper binnen een gemeente (25 punten);
8. Uiterlijk beschikbaar per 1 januari 2025 (15 punten); 
9. Uurtarief maximaal € 100,- exclusief btw / inclusief onkosten (reiskostenvergoeding, parkeer- en verblijfskosten, administratie- en telefoonkosten, eventuele andere onkosten) en fee Flextender (20 punten); 
10. Aantoonbare werkervaring met inkoopoptimalisatietrajecten, verbetertrajecten en het begeleiden van Europese aanbestedingen (40 punten). 

Competenties

• Verbindend;
• Zelfstandigheid;
• Analytisch; 
• Oplossingsgericht;  
• Resultaatgericht; 
• Politieke sensitiviteit;
• Standvastig.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie drie (3) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De drie (3) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht een fee van €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 5 december 2024 vanaf 15:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 4 december 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor deze functie is een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering verplicht tot een verzekerd bedrag van 2,5 miljoen euro per aanspraak en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering tot een verzekerd bedrag van € 250.000,- per aanspraak.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 27 november 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 29 november 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kan je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update vragen

Generieke activiteiten inkoopadviseur Kunt u toelichten hoe de rolverdeling is tussen de inkoopadviseur en de medewerkers met een inkoopbehoefte? Wat wordt er precies van de inkoopadviseur verwacht in termen van ondersteuning, inhoudelijk advies en procesmatige begeleiding bij meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen? Om wat voor soort aanbestedingen gaat het concreet?
Antwoord: De inkoopadviseur heeft een adviserende rol tov de medewerkers. De inkoopadviseur adviseert bij het proces en toetst de juridische kaders zodat we op een rechtmatige wijze aanbesteden. Hij of zij bepaalt samen met de medewerkers de strategie en helpt met het plannen van de aanbesteding. Verder is dit aan degene die de opdracht krijgt om dat in te vullen. Het betreft hier zowel ICT als ruimtelijke ontwikkeling.

Ondersteuning vanuit het flexteam De opdracht beschrijft dat het project 'Inkoop op orde' wordt ondersteund door twee adviseurs van het flexteam zonder inhoudelijke kennis van inkoop en aanbesteden. Kan de opdrachtgever specificeren welke taken of verantwoordelijkheden deze adviseurs oppakken binnen het project, en hoe de samenwerking met de inkoopadviseur is vormgegeven?
Antwoord: Het flexteam ondersteund in de breedste zin van het woord, de rolverdeling is flexteam projectleider en ondersteuning(proces), inkoopadviseur is inhoudelijk verantwoordelijk.

Status herziening inkoopbeleid Wat is de huidige status van het herzien van het inkoopbeleid? Zijn er al conceptversies of uitgangspunten vastgesteld die als basis kunnen dienen voor verdere uitwerking?
Antwoord: In 2025 1eQ gaan we aan de slag met KPI’s. Als deze zijn vastgesteld kan het beleid worden voorgelegd aan het college van B&W

Inrichting inkoopplein op intranet Zijn er specifieke wensen of richtlijnen opgesteld voor de inrichting van het inkoopplein op intranet, zoals het type content (handleidingen, templates, FAQ’s) en de toegankelijkheid voor medewerkers?
Antwoord: Hoe we dit gaan doen is onderdeel van het proces, dit is nog nader in te vullen.

Inrichting Mercell Wat wordt er precies verwacht met betrekking tot het inrichten van Mercell?
Antwoord: We staan voor de opgave van een herinrichting van Mercell zodat het goed aansluit op de wensen van de organisatie. Tevens hebben we nog een opgave voor ons CRM, we willen onderzoeken of Mercell geschikt is hiervoor.

Kennisniveau medewerkers en basiscursus inkoop Is er een beeld gevormd van de behoefte en het huidige kennisniveau van medewerkers op het gebied van inkoop en aanbesteden? Is er al een plan of visie uitgewerkt over de inhoud, duur en vorm van deze cursus (bijvoorbeeld fysiek, online, hybride, materialen of specifieke leerdoelen)?
Antwoord: Nee deze zijn er nog niet. Er zijn globale ideeën hoe dit te doen.

Borging na afronding project Wat wordt er verwacht op het gebied van overdracht om de resultaten van het project 'Inkoop op orde' te waarborgen binnen de organisatie?
Antwoord: De resultaten van het project zorgen voor de borging. Het is ook een taak van de toekomstige inkoopadviseur.

Tarief Gezien de aard en omvang van de werkzaamheden lijkt het huidige tarief mogelijk niet in lijn te zijn met de benodigde inzet, expertise en marktconforme tarieven. Staat de opdrachtgever ervoor open om de bandbreedte van het uurtarief te verhogen naar €132,25,-?
Antwoord: Nee dat staan we niet.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 2 december 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren.