Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

Projectbureau
De werving vindt plaats onder aansturing van de ambtelijk opdrachtgever vanuit de directie van de gemeente Zeist. De positie van de projectleider zal het projectenbureau van de gemeente Zeist zijn en er is nauwe samenwerking met team Vastgoed.

Opdracht
We zoeken een projectmanager voor de advies- en besluitvormingsfase en voorbereidingsfase voor de uitvoering van een interne aanpassing van ons gemeentehuis.

Per 1 januari 2025 komen er circa 100 consulenten van het sociaal domein in dienst bij de Gemeente Zeist. Dit versterkt de verbinding tussen de consulenten van het Sociaal Domein en andere collega’s van de gemeente, verbetert de onderlinge samenwerking en heeft daarmee ook tot doel om ervoor te zorgen dat de dienstverlening en zorg voor onze inwoners nog beter wordt. Deze verandering heeft uiteraard ook gevolgen voor de facilitaire aspecten van onze organisatie.

Er is onderzocht dat er in ons gemeentehuis ruimte is om het gebouw en de faciliteiten daarop aan te passen. Hiervoor zijn diverse aanpassingen nodig en we grijpen dit moment ook aan om te onderzoeken of er een aantal andere verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Daarbij kan gedacht worden aan het uitvoeren van (noodzakelijk) onderhoud, het verbeteren van arbo-gerelateerde aspecten, het aanpassen van faciliteiten aan de huidige manier van werken en het verder ontwikkelen van de dienstverlening richting inwoners en betrokkenen. Voor de gemeente Zeist is het belangrijk dat het gemeentehuis de verbinding met inwoners en betrokken zo optimaal en passend mogelijk faciliteert. Dat zal ook meegenomen worden in het project. 

Wij werken binnen de gemeente Zeist volgens de methodiek Projectmatig Creëren Zeist (PMCZ). Dit is de leidraad van idee tot realisatie, van projectbrief tot oplevering, overdracht en evaluatie. Deze opdracht bestaat uit verschillende fasen. Wij zoeken een projectmanager die zowel  fase 1 en 2 projectmatig kan opzetten en aansturen:

• Fase 1 (Q1 2025 - Q2 2025)
  Vervolgonderzoeken en verkennen welke mogelijkheden er zijn incl. uitwerking van de mogelijkheden, consequenties, risico’s en financiële aspecten. De vrij concrete resultaten van het eerdere onderzoek zijn hiervoor het startpunt. Deze fase wordt afgerond met een advies en besluitvorming.
• Fase 2 (Q2 2025 - Q4 2025)
  Na besluitvorming start de voorbereidende fase van de aanpassingen. Dit betreft de ontwerpfase en de aanbestedingsfase voor de aanpassingen. Hiervoor is samenwerking met veel verschillende interne en externe partijen van belang. De nodige voorbereiding voor een soepele overgang naar fase 3 zijn tevens van belang.
• Fase 3 (Q4 2025 – 2026)
  De uitvoerende fase, waarin wordt gestart met de realisatie van de aanpassingen, vormt nu geen onderdeel van deze opdracht omdat hier (mogelijk) andere competenties en expertise gewenst is.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagement opgedaan in de rol van project- of programmamanager op gebied van vastgoed- en/of huisvestingsopgaven;
3. Aantoonbare werkervaring met huisvestingsopgave met inpandige aanpassingen en consequenties voor de bedrijfsvoering bij of voor een gemeente;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met vastgoedvraagstukken, verbouwings-en/of renovatieprojecten bij of voor een gemeente (30 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het maken van huisvestingsadviezen, zorgvuldig betrekken van stakeholders en het opstellen van de bijbehorende bestuurlijke adviezen (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het aansturen van een ontwerpproces, en het aanbesteden van adviseurs en uitvoerende partijen; (20 punten)
7. Aantoonbare werkervaring in het adviseren van directie en bestuur; (20 punten)
8. Een korte beschrijving van de ‘visie op participatie van medewerkers’ door de kandidaat zelf geschreven, bij het cv toegevoegd (in 1 document) (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent proactief, neemt initiatief en houdt tempo in het proces;
• Je werkt zorgvuldig en bent resultaatgericht;
• Je kunt daadkrachtig acteren in een bestuurlijke stuurgroep;
• bent een goede planner, houdt overzicht en bent in staat om betrokkenen vanuit verbinding scherp te houden;
• Je hebt een helicopterview, en bent ook zelf uitvoeringsgericht van ‘A tot Z’.
• Je beschikt over het vermogen om vraagstukken te doorgronden, verbinding tussen verschillende belangen te creëren en deze te vertalen in concrete stappen en financiële consequenties;
• Je beschikt over een goed inlevingsvermogen bij precaire onderwerpen en je je kunt op directie en bestuursniveau adviseren; je hebt sensitiviteit op het gebied van continuering van de bedrijfsvoering;
• Je bent analytisch en samenwerkingsgericht;
• Je kunt snel schakelen tussen tactisch en operationele niveau en je kan daarbij een bijdrage leveren op deze niveaus;
• Je bent scherp op de uitgaven en voert actuele financiële overzichten.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste twee of drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 9 december 2024 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 4 december 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 27 november 2024 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 29 november 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update vragen:

- Is er ook een gedelegeerd opdrachtgever in de organisatie?
Nee

- Zoekt u een interim invulling, of een projectmanager/consultant van buiten (verschil in aanwezigheid op locatie, in of naast de organisatie)?
Zie de competenties die worden benoemd in de opdrachtomschrijving, de uitvraag is gericht op een inhuurkracht binnen de organisatie

- Zijn voor deze aanpassingen budgetramingen gemaakt en zijn deze gedeeld met de raad/B&W?
Er is een eerste inschatting gemaakt. 

- Liggen voor deze “andere verbeteringen” plannen klaar of dienen deze in fase 1 nog te worden uitgewerkt?
Gedeeltelijk, dit is onderdeel van de opdracht. 

- Zijn voor deze “andere verbeteringen” reeds budgetten door de raad beschikbaar gesteld/reserveringen gedaan?
Gedeeltelijk, dit is onderdeel van de opdracht.

- Voor welke begrotingsronde wenst u een besluit te laten nemen en wat zijn hiervoor de binnen uw organisatie normale doorlooptijden?
De wens is om dit mee te nemen in de begroting 2026, die wordt vastgesteld in het najaar van 2025.

- Onze kandidaat heeft de opleiding Procesmanagement gedaan bij Schouten & Nelissen. Dit is een HBO-opleiding. Voldoet onze kandidaat aan de HBO bachelor niveau eis?
Kandidaat voldoet aan de HBO bachelor niveau

- Is het toegestaan om in duo in te schrijven? Naar ons idee vraagt fase 1 om andere competenties dan fase 2.
Dit heeft niet onze voorkeur omdat fase 1 en 2 waarschijnlijk ook deels in elkaar over zullen lopen. 

- Kan het zijn dat de startdatum uiterlijk 6 januari 2025 is ipv 2024? Kunnen de jaartallen bij de omschreven fase 1 en 2 2025 zijn ipv 2024?
Ja, dat is per abuis verkeerd beschreven. Het betreft uiteraard 2025 in alle in de vraag genoemde gevallen.  

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 2 december 2024 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.