Organisatie
De provincie Flevoland is een jonge en snel groeiende provincie in Nederland. Flevoland is de thuishaven voor ruim 400.000 inwoners op een oppervlakte van 2.412 km2 aan land en water. Een gebied waar denken en doen samenkomen in fascinerende projecten en activiteiten. De provincie is een uitdagende en inspirerende werkgever voor ongeveer 770 medewerkers die werken binnen 4 opgaves (Energietransitie, Landelijk gebied, Woning opgave en Digitalisering). Binnen deze opgaves wordt gewerkt met expertise teams. Een flexibele en slagvaardige organisatie die snel reageert op veranderingen in onze omgeving. We zoeken mensen die deze eigenschappen zelf ook in huis hebben.

Opdracht
Vanwege capaciteitsgebrek is provincie Flevoland tijdelijk op zoek naar een Senior inkoopadviseur voor de periode van 1 juni 2024 tot en met 1 december 2024.

Je komt te werken binnen het team inkoop van het expertiseteam Juridische zaken en inkoop (JZI).
Dit team bestaat uit acht personen: 2 inkoopadviseurs, 2 senior inkoopadviseurs, 2 inkoopjuristen en 1 inkoopmedewerker. Zij ondersteunen en adviseren de hele organisatie m.b.t. de inkoop van leveringen en diensten, van complexe Europese tot enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Het is een enthousiast, hecht en open team.

We zijn continue bezig om inkoop binnen de organisatie te verbeteren. Daarvoor is in 2023 nieuw inkoopbeleid vastgesteld waarin wij hebben opgeschreven wat wij met inkoop willen bereiken. Denk hierbij aan recht- en doelmatig inkopen, maar ook een grotere inzet op samenwerking en lokaal inkopen. Daarnaast is veel aandacht besteed aan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Ook zetten we ons in voor betere contractbeheersing, door te focussen op contractmanagement en -beheer.

Onze core business is het begeleiden van (complexe) Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen (met name facilitaire en ICT) alsmede DAS uitvragen voor inhuur van personeel, het schrijven van aanbestedingsstukken. We zijn tevens aanspreekpunt voor de organisatie bij inkoop gerelateerde vragen.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: ma - vr
De opdracht wordt vervuld gedurende 48 weken. Rekening wordt gehouden met een periode voor verlof – waarin de Opdracht dus niet wordt uitgevoerd door Opdrachtnemer – van 4 weken.

 Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Uurtarief maximaal €100,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
3. Maandag vaste werkdag, de andere 3 dagen (op locatie) in overleg (minimaal werkt u 50% op kantoor);
4. In ieder geval aanwezig in de weken 30, 31, 32 en 33, vanwege de bezetting van het inkoopteam;
5. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren en leiden van de voorbereiding, uitvoering en afronding van meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures voor leveringen en/of diensten in een (semi) overheidsorganisatie (benoem dit duidelijk in het cv)(max. 20 punten);
a. van 0 t/m 4 afgeronde Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures in de afgelopen 4 jaar (0 punten);
b.Tussen de 5 en de 9 afgeronde Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures in de afgelopen 4 jaar (10 punten);
c. 10 of meer afgeronde Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures in de afgelopen 4 jaar (20 punten);
7.  Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren en leiden van de voorbereiding, uitvoering en afronding van Europese aanbestedingsprocedures van leveringen en/of diensten in een (semi) overheidsorganisatie (max. 20 punten);
a. van 0 t/m 3 afgeronde Europese aanbestedingsprocedures in de afgelopen 4 jaar (0 punten);
b. Tussen de 4 en de 8 afgeronde Europese aanbestedingsprocedures in de afgelopen 4 jaar (10 punten);
c. 10 of meer afgeronde Europese aanbestedingsprocedures in de afgelopen 4 jaar (20 punten);
8. Een afgeronde opleiding NEVI 1 of een vergelijkbare inkoopopleiding (15 punten);
9. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheidsinstantie (max. 15 punten);
a.  tot 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheidsinstantie (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheidsinstantie (5 punten);
c. 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheidsinstantie (10 punten);
d. meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi) overheidsinstantie (15 punten);
10. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van inkoopbeleid binnen de publieke sector (15 punten);
11. Aantoonbare werkervaring met het rapporteren op de SDG’s of MVOI onderwerpen (benoem dit duidelijk in het cv); (15 punten).

Onderbouw de punten 6 t/m 11 aan de hand van concrete voorbeelden in het cv.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen;
• Je kunt schakelen op alle niveau’s binnen de organisatie;
• Je bent in staat vraagstukken vanuit meerdere perspectieven te benaderen;
• Je beschikt over een goede balans tussen flexibiliteit en standvastigheid;
• Je bent goed in staat om zelfstandig te werken, maar werkt ook graag samen in een team;
• Je bent omgevingsbewust (van je werkomgeving en ontwikkelingen binnen de organisatie);
• Je hebt overtuigingskracht en kan zodanig informatie en voorstellen overbrengen dat vertrouwen ontstaat om de uitvoering ter hand te nemen;
• Je hebt adviserend vermogen en kan signaleren, identificeren en specifiek advies uitbrengen;
• Daarnaast is een goed analytisch en probleemoplossend vermogen is van groot belang, naast accuratesse, doorzettingsvermogen en resultaatgerichtheid;
• Je bent goed op de hoogte van de (Europese) aanbestedingsregels en de laatste ontwikkelingen;
• Je hebt een hands on mentaliteit.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van € 0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding € 0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.
• De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.
• Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 22 mei 2024. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 23 mei 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag 1: Waar komt de eis om aanwezig te zijn in de vakantie? - Betreft het een warme uitvraag? Nee, dit is uit praktische overwegingen, en komt door de verplichte schoolvakanties. 
Antwoord 1: Vanwege de beperkte bezetting in de (school) vakantieperiode binnen het inkoopteam is deze eis tot stand gekomen.

Vraag 2: Tarief is niet marktconform conform het vereisten. Is het mogelijk het tarief aan te passen naar € 115,- ex. BTW?
Antwoord 2: Nee, het maximale uurtarief wordt echter wel verhoogd naar € 100,- ex. BTW

Vraag 3: Gezien de zwaarte van de opdracht en de huidige arbeidsmarkt is het tarief van 90 euro niet marktconform. Bent u bereikt het tarief op te hogen?
Antoord 3: Ja, het maximale uurtarief wordt aangepast naar € 100,-De gesprekken bij de provincie zijn gepland op donderdag 30 mei 2024 tussen 10.00 uur tot 15.00 uur en vinden fysiek plaats op het provinciehuis. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 29 mei 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 27 mei 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.