Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Wat ga jij doen?
Het proces van portfoliomanagement raakt de hele organisatie, van strategie tot operatie. Het projectportfolio proces binnen de provincie is een dynamisch besluitvormingsproces waarin nieuwe projecten en programma’s worden geëvalueerd, geselecteerd, geprioriteerd en gebalanceerd in de context van bestaande projecten en programma’s binnen het portfolio.

De portfoliomanager Informatievoorziening heeft een coördinerende en bewakende rol over het portfolio, zowel procesmatig als inhoudelijk. Zij of hij analyseert de voortgang van het portfolio op elementen als doelrealisatie, uitputting van capaciteit en strategische hypotheses.

Van hieruit adviseert de portfoliomanager de portfolioboard; een periodieke overlegvorm waarmee het management (als collectief) sturing geeft aan het portfolio. Bij de portfolioboard bewaakt de portfoliomanager de samenhang en is scherp op ieders rol. Zij of hij is het objectieve lid aan tafel, naast de doorgaans inhoudelijk gedreven managers met eigen plannen en belangen. Hierdoor kunnen onze managers zich vooral op de inhoud van het portfolio richten.

Verder kan de portfoliomanager waar nodig onafhankelijk meedenken bij inhoudelijke dilemma’s, bijvoorbeeld als er gekozen moet worden tussen twee hele verschillende maar hele waardevolle projecten of programma’s.

Als portfoliomanager zorg jij ervoor dat

• Het portfoliomanagement binnen de organisatie verder wordt ontwikkeld.
• Het proces rondom voortbrenging en portfoliomanagement wordt beschreven en toegepast.
• Er een organisatie brede portfolioplanning wordt opgesteld.
• Er wordt gerapporteerd over lopende projecten (voortgang en afwijkingen)
• Nieuwe projecten goed worden opgestart (scope, bemensing, risico’s)
• Benodigde resources beschikbaar worden gesteld.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Aantoonbare werkervaring op het vakgebied portfoliomanagement en voortbrenging;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werk ervaring binnen overheidsorganisaties;
4. Minimaal 5 jaar aantoonbaar werkervaring op het gebied van projectmanagement.

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Een afgeronde opleiding op wo niveau (15 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met portfoliomanagement (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring als projectmanager binnen een overheidsorganisatie (25 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met de implementatie van complexe ICT projecten (20 punten);
9. Aantoonbare kennis van (ICT)bedrijfsprocessen, informatievoorziening, technische infrastructuur, en informatieveiligheid (15 punten).

Competenties
Je hebt een proactieve werkhouding;
Je bent kwaliteits- en resultaatgericht;
Je bent flexibel;
Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’s;
Je neemt verantwoordelijkheid en bent eerlijk en integer.

Kenmerkende Vaardigheden                                    
Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Je hebt goede onderhandelingsvaardigheden en bent gewend om doelgericht te blijven tijdens (politiek) beladen situaties;
Je hebt overtuigingskracht;
Je bent analytisch sterk.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden in overleg ingepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 26 maart 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 28 maart 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: Wat is de aanleiding voor deze vacature?
Antwoord: De provincie Utrecht is al geruime tijd bezig met het opzetten van het portfolioproces. Tot op heden deed de kwartiermaker Projectenbureau dit. De tijd is aangebroken om de rol expliciet op te gaan pakken. Het proces is ingericht, de portfolioboard is al enkele keren bij elkaar geweest en pakt issues op. De voorbereiding van een board is essentieel voor het proces.

Vraag: Is er al een Portfolio team of PMO dat zich met Portfoliomanagement bezig houdt?
Antwoord: Er is een ingerichte portfolioboard en een IV-raad. De processen van deze voortbrenging zijn beschreven, maar moeten nog wel doorleeft worden.

Vraag: Is portfoliomanagement informatievoorziening een reeds geformaliseerd, betrouwbaar en efficient lopend proces dat aan de behoeften van de provincie Utrecht voldoet waar uitvoering aan gegeeven moet worden? Of is er sprake van verdere ingerichting, professionalisering, opsetten van structuren en inbedding?
Antwoord: Het proces in ingericht, maar dient verdere professionalisering. Denk aan kostenbeheersing, resourcemanagement en risico-afweging.

Vraag: Zijn er specifieke knelpunten of performance kwesties bij de uitvoering van projecten die onder verantwoordelijkheid van de projectportfoliomanager geadresseerd dienen te worden?
Antwoord: De afweging van nieuwe ideeën en projecten worden voorbereid door de portfoliomanager in samenwerking met de inhoudelijk specialist. De  kwaliteit van deze inbreng varieert te veel, waardoor afwegingen lastig zijn voor de deelnemers aan de board.. Dit zijn vertegenwoordigers uit de business, maar meestal met een beperkte IT-kennis.

Vraag: Het knock-outcriteria voor opleiding is ‘een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau’ terwijl de beoordeling plaatsvindt op basis van ‘een afgeronde opleiding op wo niveau’. Onze kandidaat heeft geen afgeronde WO opleiding maar wel WO werk- en denkniveau. Hoe zit dit dan?
Antwoord: De kandidaat zal geen punten toegekend krijgen voor het criterium van de wo opleiding, maar zal met een hbo diploma wel door de knock-out komen.

Vraag: In hoeverre kan deze opdracht op afstand worden uitgevoerd? In verband met de reisafstand is het voor mij niet mogelijk om meerdere dagen per week op locatie te zijn
Antwoord: We gaan er vanuit dat de inhuurkracht minimaal 2 dagen in de week op het provinciehuis aanwezig en en indien nodig 

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 3 april 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.