Organisatie
De gemeente Purmerend is per 1 januari 2022 gefuseerd met gemeente Beemster. Deze nieuwe gemeente is volop in ontwikkeling op het gebied van woningbouw, (integrale) onderwijshuisvesting, bereikbaarheid en economie. Bij gemeente Purmerend werken we volgens de “Purmerendse methode”, hierin staan onze inwoners centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen: wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met je collega’s vinden we belangrijk.

Het team DIV (opdrachtgever), is een professioneel en deskundig team dat zich inzet om de ambities van gemeente Purmerend omtrent informatiebeheer waar te maken. In goede samenwerking wordt er gewerkt aan de omslag naar volledig digitaal werken en realiseren van de bijpassende opslag en beheer. Dit laatste zien wij niet alleen als een technisch inhoudelijke verandering, het vraagt ook een andere werkstijl. Je gaat opzoek naar wat er vak inhoudelijk nodig is én hoe je jouw collega’s het zo makkelijk mogelijk maakt om informatie te beheren in de organisatie.

Opdracht
Het archiveren van fysieke documenten heeft nu de hoogste prioriteit, zodat deze op termijn vernietigd kunnen worden of overgedragen kunnen worden naar een archiefbewaarplaats. Wij zijn daarom op zoek naar iemand met kennis en ervaring in archivering van fysieke documenten. Deze stap is nodig om de huidige wijze van archivering uit te faseren om zo de overgang te maken naar  digitaal archiveren.

Werkzaamheden:
1. Archiveren van de dagelijks aangeboden werkvoorraad.
2. Splitsen van dossiers in te bewaren en te vernietigen dossiers.
3. Afvoeren van de te bewaren dossiers naar tijdsblok 10-21 Purmerend en 11-21 Beemster.
4. Controleren van volledigheid van de zaak en zo nodig opvragen van ontbrekende documenten.
5. Controleren en zo nodig aanpassen van metadatering (terugvindbaarheid van de documenten).
6. Wegwerken en scannen van achterstanden (nazending oude documenten).
7. Registreren in eDocs van ter archivering aangeboden ongeregistreerde documenten.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Een afgeronde opleiding SOD1;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als archiefbeheerder bij een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met zowel fysieke als digitale archivering én het toepassen van de selectielijst (bepalen bewaartermijnen op procesniveau);
5. Aantoonbare kennis van de i-Navigator (benoem dit duidelijk in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)          
6. Aantoonbare werkervaring met eDocs in de afgelopen 2 jaar (DMS) (30 punten);
7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met zowel fysieke als digitale archivering en het toepassen van de selectielijst (bepalen bewaartermijnen op procesniveau) (40 punten);
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als archiefbeheerder bij een gemeente (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Nauwkeurig, analytisch en georganiseerd;
• Iemand die dingen durft te betwijfelen;
• In staat om details uit te zoeken;
• Secuur en checkt alle feiten;
• Iemand die prima op zichzelf werkt, maar ook graag samenwerkt met collega’s.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg met de opdrachtgever (gemeente Purmerend).

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 26 juli 2023 tussen 13.30 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 21 juli 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 17 juli 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 18 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

V: Worden de kosten voor de VOG vergoed door de gemeente? 
A: De VOG wordt ingediend bij Flextender en deze worden weer doorberekend naar de opdrachtgever.

V: Kan deze opdracht op locatie worden uitgevoerd?
A: De opdracht wordt uitsluitend op onze locatie uitgevoerd.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 20 juli 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.