Organisatie
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning vormen samen het bestuur van provincie Flevoland. De ambtelijke organisatie ondersteunt de bestuurders op allerlei manieren. De organisatie van provincie Flevoland bestaat uit ongeveer 500 medewerkers. Aan het hoofd staat de directie. Zij zijn de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie.

Provincie Flevoland is een uitdagende en inspirerende werkgever. Ons werkveld? De samenleving! Elke dag werken wij aan Flevoland op het gebied van wonen, werken, recreëren en ondernemen. We zijn een flexibele en slagvaardige organisatie die snel reageert op veranderingen in onze omgeving

Opdracht
De eenheid Informatievoorziening (IV) vertaalt vragen vanuit de business naar ICT voorzieningen bij de provincie Flevoland, op een klantgerichte en professionele manier. De eenheid coördineert het ICT-projectenportfolio, verzorgt het accountmanagement voor de Afdelingen, voert business analyses uit en voert het functioneel beheer uit voor enkele bedrijf kritische applicaties die organisatie breed worden gebruikt. Het cluster IM bestaat momenteel uit 12 medewerkers: een business analist, projectmanager en tien functioneel beheerders.

In de afgelopen periode is een aanbesteding geweest voor een nieuw e-HRM pakket, de keuze hiervoor is gevallen op de inschrijving van VISMA – RAET. De inrichting en implementatie hiervan zal de aankomende maanden in beslag nemen. Voor de provincie bepaal je op basis van jouw kennis, ervaring en input vanuit de business de best mogelijke besluiten.  Als implementatie consultant ben je het aanspreekpunt voor de HR Business partner en de bedrijfskundig adviseur E-HRM van de provincie en voorziet hen van advies en in het maken van keuzes ten behoeve van een zo goed mogelijke implementatie. Aan de andere kant ben je ook het aanspreekpunt voor de leverancier. Alles is gericht op een zo soepel mogelijke implementatie van het nieuwe e-HRM pakket.

Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit, maar werkt daarbij nauw samen met de betrokken binnen de provincie.

De werkzaamheden die een implementatie consultant uitvoert zijn onder andere:

• Analyseren van de huidige en nieuwe workflows, spiegelen met de behoefte van de gebruikers;
• Optimaliseren van deze workflow om de gebruikerservaring te verbeteren;
• Ontwikkelen en bouwen van nieuwe workflows;
• Testen van alle opleveringen en wijzigingen op de huidige configuratie;
• Inrichten van nieuwe functies (o.a. uitbreiding App, digitale handtekening, rapportages);
• Testen en inrichten van nieuwe VISMA - RAET modules;
• Training en gebruikersondersteuning in samenwerking met VISMA – RAET;
• Communicatie (wijzigingen, updates t.b.v. gebruikersadoptie);
• Samenwerking met de leverancier en applicatiebeheerder provincie.

Daarnaast ben je bij afwezigheid van de vaste applicatiebeheerder voor het huidige e-HRM (Youforce) de vaste achtervang en back-up.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De werkdagen zullen wederzijds worden afgestemd op de behoefte, dat betekent dat in de praktijk gekeken wordt wat nodig is, met name ook in het kader van de implementatie. De locatie, zal daar waar nodig Lelystad zijn, echter ook dit kan in veel gevallen onderling wordt afgestemd.

 Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Maximaal uurtarief van €97,50,- exclusief BTW /inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender;
3. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk);
4. Aantoonbare werkervaring met de implementatie, inclusief gebruikerstraining van een e-HRM systeem (benoem dit duidelijk in het cv.).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met de implementatie van Raet-applicaties: Youforce in de afgelopen 6 jaar (onderbouw dit met een concreet voorbeeld en een beschrijving van jouw rol in het proces) (20 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten);
b. 1 tot 2 jaar aantoonbare ervaring (10 punten);
c. 2 Tot 4 jaar aantoonbare ervaring (15 punten);
d. Meer dan 4 jaar aantoonbare ervaring (20 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met de implementatie van Raet-applicatie: GEMAL in de afgelopen 6 jaar (onderbouw dit met een concreet voorbeeld en een beschrijving van jouw rol in het proces) (20 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten);
b. 1 tot 2 jaar aantoonbare ervaring (10 punten);
c. 2 Tot 4 jaar aantoonbare ervaring (15 punten);
d. Meer dan 4 jaar aantoonbare ervaring (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met de implementatie van Raet-applicatie: Beaufort in de afgelopen 6 jaar (onderbouw dit met een concreet voorbeeld en een beschrijving van jouw rol in het proces) (20 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare ervaring (0 punten);
b. 1 tot 2 jaar aantoonbare ervaring (10 punten);
c. 2 Tot 4 jaar aantoonbare ervaring (15 punten);
d. Meer dan 4 jaar aantoonbare ervaring (20 punten);
8. Aantoonbare kennis en werkervaring van de provinciale CAO (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
a. Tot 1 jaar aantoonbare kennis en werkervaring (0 punten);
b. 1 tot 3 jaar aantoonbare kennis en werkervaring (10 punten);
c. Meer dan 3 jaar aantoonbare kennis en werkervaring (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar met het werken bij een (semi) - overheidsinstantie (20 punten);
a. Tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Snel kunnen schakelen in een complexe omgeving;
• Kennis van HR-processen;
• Bestuurlijk en organisatiesensitief;
• Analytisch;
• Oog voor detail;
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk).

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.
• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Indexatie: Het uurtarief voor de te verrichten diensten staat vast gedurende de eerste twee jaren van de opdracht. Bij een eventuele verlenging kan met ingang van het derde jaar van de opdracht het uurtarief jaarlijks worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS indexering, doch alleen indien de prijswijziging hoger is dan 1,5%. De CBS indexering die geldt is: Cao-lonen, SBI; A-U alle economische activiteiten, Cao-lonen per uur inclusief bijzondere beloningen, Totaal cao-sectoren, index 2010=100, volgens de jaarmutatie van het meest recente definitieve maandcijfer ten opzichte van het maandcijfer in het voorafgaande jaar. Als rekenmethode geldt: ((indexcijfer meest recente definitieve maandcijfer* – indexcijfer oude maand in voorafgaand jaar)/ indexcijfer oude maand in voorafgaand jaar) x 100%. De voor indexering gekozen maand met het definitieve indexeringscijfer* dient tevens voor de volgende indexeringen gehanteerd te worden. De indexeringsperiode beslaat zodoende altijd een geheel jaar. *de cijfers van het laatste jaar (of nog iets langer) zijn voorlopig. Op de site van het CBS zijn de cijfers zonder “*” de definitieve cijfers.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 13 juni 2003, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 14 juni 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op woensdag 21 juni 2023 tussen 13.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk dinsdag 20 juni 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

Update 14-06: Er zijn geen inhoudelijke vragen ingediend.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 19 juni 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.