Organisatie
Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. De organisatie van de gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit concern control, een bureau gemeentesecretaris en een griffie.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (automatisering, belastingen, facilitaire zaken, financiën, informatievoorziening, inkoop, juridische zaken en personeel,). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen.

Opdracht
Binnen de Gemeente Westland heeft een nulmeting plaatsgevonden voor wat betreft de inkoopfunctie. Vastgesteld is dat het volwassenheidsniveau 2 (basis/herhaalbaar) van toepassing is. De komende jaren gaat Inkoop samen met de organisatie aan de slag om uiterlijk 1 januari 2027 het niveau 4 (beheer/gemanaged) te bereiken en te waarborgen. Goed en efficiënt contractbeheer, -management en leveranciersmanagement vormen een essentieel onderdeel van dit traject. Aangezien hier ook andere afdelingen betrokken zijn is de gemeente Westland op zoek naar een adviseur met ruime ervaring met dergelijke trajecten die team Inkoop en de organisatie kan ondersteunen en adviseren. Concreet wordt gevraagd aan de adviseur om voor eind 2023 een advies aan de directie te formuleren met daarin onder andere opgenomen een plan van aanpak.  

Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat dit maximaal 8 uur per week gemiddeld zal zijn gedurende een periode van 12 maanden. Rekening dient te worden gehouden met lopende verbetertrajecten binnen de gehele organisatie.

Rol van de adviseur bij deze opdracht zal voornamelijk inhouden dat hij/zij op basis van ervaring de verbindende factor is voor inkoop en contractbeheer naar alle betrokken afdelingen en clusters van de gemeente Westland. Hierbij dienen als eisen dat de adviseur goede kennis heeft van:

-              De handreikingen van de VNG voor diverse processen (inkoopproces, contractbeheer- en -management, etc.);
-              P2P systemen en de implementatie daarvan bij een overheidsorganisatie;
-              Implementatie van een contractbeheer en contractmanagement;
-              Verbindende factor is met andere betrokken afdelingen zoals Financiën, ICT, Security;
-              Ondersteuning verleent bij oplossingen met eventuele tijdelijke centralisatie van datagegevens t.b.v. een goede conversie naar een definitieve oplossing;
-              Ondersteuning verleent (o.a. schrijven van plannen) bij aanbestedingen zoals voor een P2P systeem, contractbeheer etc;
-              Kennis heeft van implementatie van SAAS oplossingen binnen een overheidsorganisatie.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uurtarief van maximaal € 111,75  (schaal 12) incl. reiskosten, fee Flextender en excl. BTW;
2. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het uitvoeren en begeleiden van implementatietrajecten op het gebied van contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement;
4. Beschikbaar per 12 juni 2023 of eerder;

Gunningscriteria (weging)
5. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het implementeren van contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement (35 punten);
6. Aantoonbare kennis van gemeentelijke financiën, ict, security en bijbehorende processen, beschrijf dit duidelijk in het cv (30 punten);
7. Aantoonbare werkervaring van diverse inkoopprocessen binnen de overheid (20 punten);
8. Aantoonbare kennis van de (Europese) wet- en regelgeving op inkoopgebied, blijkend uit afgeronde opleidingen/cursussen en/of relevante werkervaring (15 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie [of ander aantal] kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. 

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 1 juni 2023. uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 30 mei 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
• Het aantal te declareren uren mag het maximum van 1620 uur per jaar niet overschrijden. Er geldt een terugbetalingsverplichting voor het teveel gedeclareerde.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 25 mei 2023, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 26 mei 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

V: Hoe kijkt de gemeente in deze opdracht tegen hybride werken aan? En in welke verhouding op maandbasis? Dit mbt reistijd van mogelijke kandidaat.
A: Hybride werken is bespreekbaar.

V: Gezien de zwaarte van de opdracht is het uurtarief laag. Bent u bereid het uurtarief te verhogen naar € 120,- excl. BTW. Zo nee, wat is daar de reden voor.
A: Het aangeboden tarief kan helaas niet worden verhoogd.

V: Gezien de zwaarte van de opdracht is het uurtarief laag. Bent u bereid het uurtarief te verhogen naar € 120,- excl. BTW. Zo nee, wat is daar de reden voor.
A: Het aangeboden tarief kan helaas niet worden verhoogd.      

V: Het vinden van één adviseur met de gevraagde kwaliteiten en ervaring zien wij als een grote uitdaging voor het voorgestelde uurtarief van € 111,75. Is het mogelijk om de eisen en kwaliteiten te wijzigen naar een lichter profiel, zodat het beter aansluit bij het voorgestelde uurtarief? Zo nee, wat is daar dan de reden voor?
A: Indien een kandidaat reageert met lichter profiel en niet over alle gevraagde competenties beschikt, ook voorstellen. Uurtarief is intern al verhoogd.

V: Is het mogelijk om van deze opdracht een resultaatgerichte opdracht te maken? Zo nee, wat is daar dan de reden voor?
A: Er is reeds een resultaat benoemd voor 2023.  

V: Uit de aanvraag blijkt dat een ruime ervaring wordt gehecht met ICT (SaaS, centralisatie data & security). Hoe verhoudt zich dit tot de volwassenheidsanalyse? In andere woorden: uit welke componenten bestaat de analyse?
A: De nadruk ligt op de implementatie en verbinding van diverse ICT systemen.

V: Er staat dat voor 2024 een advies aan de directie moet zijn opgeleverd (bestaande uit tenminste een plan van aanpak). Wat verwacht u dat het advies behelst.
A: Resultaat 1 Advies en plan van aanpak over inrichting leveranciersmanagement en de (digitale) verbinding met financiën en security. Resultaat 2 Advies en plan van aanpak opzetten/inrichten inkoopportfolio.         

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 30 mei 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.