Organisatie
Veenendaal is een mooie, actieve gemeente, centraal gelegen aan de A12, met uitstekende voorzieningen in een groene omgeving. De gemeente heeft een bruisende binnenstad met een groot en gevarieerd winkelcentrum, een innovatief ICT-centrum voor de regio en volop plannen voor de toekomst. Met de ontwikkeling van het centrumplan Brouwerspoort en diverse andere nieuwbouwlocaties zoals Veenendaal-oost, zal Veenendaal naar zo'n 70.000 inwoners groeien. Ook persoonlijke groei van onze medewerkers staat centraal in Veenendaal. De gemeente stimuleert hen om zich steeds verder te ontwikkelen. Eigen initiatief en verantwoordelijkheid staan bij ons hoog in het vaandel.

Opdracht

De professional vervult een unieke rol die binnen de organisatie niet intern beschikbaar is. De werkzaamheden zijn tijdelijk en resultaatgericht. Wij stellen voor om de functienaam "Inhuurspecialist" te hanteren, omdat de professional zich volledig richt op het inhuurproces en de overgang naar het inkoop-tot-betalen systeem (ITB).

De inhuurspecialist brengt de nodige kennis en ervaring mee met het aangeschafte systeem, Proactis. De opdracht omvat de procesmatige afhandeling van de inhuur binnen de organisatie, wat tijdelijk bij team P&O is belegd tot de implementatie van ITB (half juni 2025) vanwege de decentralisatie van onder andere inhuur en overige kosten. Daarnaast speelt de professional een belangrijke rol in het meedenken en adviseren tijdens de voorbereidingen voor de implementatie van ITB en de overgang/optimalisatie in de eerste maand na implementatie. Geen andere medewerkers binnen het team P&O vervult deze specifieke rol. Er worden meetbare doelstellingen gesteld en de werkzaamheden zijn duidelijk omschreven als onderdeel van het ITB-project.

Enkele werkzaamheden:

• Adviseren en ondersteunen bij de implementatie van de inhuurmodule Proactis (ITB) vanaf 15 juni 2025.
• Begeleiden van de overgang in werkwijze en het opleveren van documentatie over hoe inhuur in het systeem ingevoerd moet worden (procesbeschrijving).
• Updaten van gegevens van externen in Beaufort (personeelsinformatiesysteem).
• Aanmaken en aanpassen van verplichtingen tot de implementatie.
• Begeleiden van teamleiders bij het werken met het systeem.
• Optimaliseren en verwerken van het inhuurformulier in het systeem.

De opdracht wordt verlengd max 3,5 maand tbv de implementatie en overgang van het systeem. Daarna stopt het definitief.

Wat er opgeleverd / gedaan moet zijn per 15-7 is:

• Het inhuurformulier moet aangepast zijn en geïntegreerd in het ITB systeem
• Het proces inhuur moet geïntegreerd worden in het systeem, Enise ziet hier op toe en test of het conform proces werkt
• Alle inhuur informatie waaronder kostenplaatsen, duur, redenen e.d. 1 op 1 goed staan met de informatie die jullie hebben n moet per 15-7 goed staan in ons personeelsinformatiesysteem beaufort
• Een procesbeschrijving / beschrijvingen van het inhuurproces in het ITB systeem
• Communicatie over de werkwijze en implementatie rondom de implementatie van ITB

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als administratief medewerker;
2. Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie;
3. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden irt personeel- en organisatie werkzaamheden;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Beschikbaar per 10 april 2023 (30 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie (25 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met personeel- en organisatie werkzaamheden (15 punten);
7. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Excel (20 punten);
8. Een uurtarief van maximaal €50,- inclusief Fee Flextender en reiskosten, exclusief btw (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet

Competenties

• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Zelfstandig

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in overleg met de kandidaten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 3 april bericht 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Gemeente Veenendaal heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 24 maart 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 27 maart 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. 

Update 26-03: Er zijn geen inhoudelijke vragen ingediend.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 30 maart 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.