Organisatie
Een Rekenkamercommissie is een onafhankelijke commissie die onderzoek laat doen of het gemeentelijke beleid doelmatig, doeltreffend en rechtmatig wordt uitgevoerd. Op basis van dit onderzoek komt een Rekenkamercommissie met adviezen. Hiermee ondersteunt zij de gemeenteraad.

De Rekenkamercommissie WVOLV doet dat voor vier gemeenten: Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg. Zij functioneert goed. Haar adviezen worden doorgaans gewaardeerd en overgenomen door de gemeenteraden.

De Rekenkamercommissie bestaat uit zes leden, onder wie de voorzitter, en wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris.

Opdracht
-Je ondersteunt de leden van de Rekenkamercommissie in hun werkzaamheden. Dit houdt onder andere in dat je het contact met de leden onderhoudt en de verbindende schakel bent tussen hen, de onderzoeksbureaus, de griffies en de ambtelijke organisaties. Je plant vergaderingen en andere overleggen, verzorgt de agenda en de vergaderstukken en maakt verslagen. Je maakt het jaarverslag, stelt de begroting op en het onderzoeksplan.

-Je draagt bij aan het onderzoek dat de Rekenkamercommissie laat uitvoeren. Je stelt de offerteverzoeken aan de bureaus op, bent bij de selectie van en de overleggen met de onderzoekers. Je verzorgt het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Je schrijft de aanbiedingsbrieven, persberichten en maakt de presentaties waarmee we de resultaten van de onderzoeken presenteren aan de gemeenteraden.

-Je bewaakt de voortgang van de activiteiten die door en namens de Rekenkamercommissie worden uitgevoerd, zoals de onderzoeken.

-Je verzorgt de administratieve ondersteuning, o.a. het (laten) verrichten van betalingen en archivering.

-Je verzorgt regelmatig bijdragen op de website en LinkedInpagina.

Wat bieden wij?

- Een breed takenpakket.

- Flexibiliteit: je kunt je werkzaamheden in overleg grotendeels zelf invullen en uitvoeren op de momenten dat het jou schikt. De Rekenkamercommissie vergadert één keer per maand in de avonduren. Andere overleggen vinden vaak overdags plaats.

- Een enthousiast en ambitieus team dat op een hoog niveau invulling geeft aan zijn taak.

- Ruimte om ook op landelijk niveau bij te dragen aan de ontwikkeling van rekenkamers, via de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies.

- Ondersteuning van de huidige secretaris bij de overdracht van werkzaamheden.

Vereisten / knock-outcriteria
1. De kandidaat is flexibel beschikbaar waarvan 1 keer per maand in de avonduren;
2. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een laptop en mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten;
3. Uurtarief van maximaal € 75,00 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender;

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een secretariële rol in een politiek-bestuurlijke omgeving (25 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met het schrijven van aanbiedingsbrieven, persberichten en het maken van presentaties (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van onderzoeken (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met financieel administratieve werkzaamheden waaronder het opstellen van een begroting en factuurafhandeling (20 punten);
8. Bereidheid om bij wederzijds goedvinden na opdrachtduur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden voor minimaal 1040 uur (Detavast constructie) (10 punten).

Geef in het CV duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties:
- goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden;
- een toegankelijke, actief luisterende en helder communicerende houding;
- politieke sensitiviteit;
- secretariële vaardigheden.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score gaan beide kandidaten door. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
Een raadsadviseur van gemeente Leidschendam-Voorburg en de voorzitter van de Rekenkamercommissie beoordelen de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de criteria:

- link met de regio (1 tot 5 punten)

- opleiding en werkervaring (1 tot 5 punten)

- verwachte match met het RKC-team (1 tot 5 punten)

Impressies van motivatie en de (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de vertegenwoordigers van de Rekenkamercommissie en de gemeente Leidschendam-Voorburg het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Is niet van toepassing, de rekenkamercommissie werkt niet met functieschalen.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

Motivatie- en CV-eisen
Een motivatiebrief en CV (maximaal 5 pagina’s), beide opgesteld in het Nederlands.
Minimaal twee referenties. 

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld in overleg met de rekenkamercommissie. De kandidaat moet rekening houden met vergaderingen in de avond. Opdracht is voor ongeveer 20 uren per week (de inzet kan per week variëren, maximaal 900 uren per jaar).

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 16 oktober 2023 van 16.00 uur tot 22.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 13 oktober 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
- De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
- De kandidaat die de opdracht gegund krijgt, wordt geacht zelf een laptop en mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten.
- De opdracht is namens de commisie WVOLV maar de juridschische opdrachtgever is Leidschendam-Voorburg. 

- ‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 9 oktober 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 10 oktober 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update 10 oktober 2023: Er zijn geen vragen ingediend.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 11 oktober, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.