Jaap Jan Westland: “Om als gemeente weer controle te krijgen op externe inhuur is een goed beleid essentieel”

In Gemeenteland is het inhuren van externen vaak eerder regel dan uitzondering. In veel opzichten is dit een ideale oplossing, mits gemeenten het beheer van het inhuurproces op orde hebben. Jaap Jan Westland, directeur van Flextender, ziet echter dat dit in de praktijk een uitdaging blijkt. “De grip op inhuur die veel gemeenten verliezen vormt een centrale zorg,” aldus Jaap Jan. “Een goed beleid, in combinatie met de implementatie van processen en systemen die gemeenten in staat stellen om de inhuur van personeel effectief te beheren, is van essentieel belang om weer controle te krijgen.”

Eerlijke inhuur makkelijk maken

De inhuurmarkt een stukje eerlijker en transparanter maken, dat is waar Flextender naar streeft. “We zijn Flextender in 2010 gestart, omdat we zagen dat de inhuurmarkt bestond uit torenhoge marges en nul transparantie. Dat kan beter, makkelijker en vooral eerlijker, bedachten we. Met Flextender als onafhankelijk inhuurplatform creëren we een gelijk speelveld voor iedereen. Enerzijds voor de markt, want elke ZZP’er en ieder detacheringsbureau krijgt evenveel kans op de opdracht. Anderzijds voor de gemeente, die uit de gehele markt de meest gekwalificeerde professional voor de opdracht aangeboden krijgt. Ons doel is om eerlijke inhuur makkelijk te maken, en we zorgen altijd voor rechtmatigheid en eenduidigheid.”

“Eerlijke inhuur makkelijk maken, dat is ons doel.”

Voordelen van personele inhuur bij gemeenten

Niet alleen het inzetten van de meest gekwalificeerde professional brengt voordelen met zich mee, ook op andere vlakken is externe inhuur een uitkomst voor veel gemeenten: “Gemeenten werken vaak aan grote, tijdelijke projecten waarin specialistische kennis gevraagd wordt. Deze kennis hebben veel gemeenten niet in huis en het is op lange termijn ook niet voordelig om iemand met zo’n specifieke kennis in vast dienstverband te hebben. In zulke gevallen is het inzetten van externen de ideale uitkomst. Op deze manier brengen aangesloten professionals een enorme hoeveelheid kennis mee die ze bij andere opdrachtgevers hebben opgedaan,” verduidelijkt Jaap Jan. “Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat een projectleider die een ingewikkelde klus heeft geklaard bij de gemeente Westland, zijn of haar kennis en ervaring meeneemt naar een opdracht bij de gemeente Huizen. Deze kennis sijpelt niet weg uit de markt, maar wordt bij een ‘collega-gemeente’ hergebruikt. Een enorme win-win, zolang alle inhuurprocessen op orde zijn,” vertelt Jaap Jan.

Inzicht in kosten en inhuurvormen

Een belangrijke basis hiervoor is transparantie en eenduidigheid, en dat laat nog weleens te wensen over. “Het ontbreken van een gestroomlijnd inhuurproces zorgt echter voor veel ruis, wat direct resulteert in onduidelijkheid en inefficiëntie. Het gevolg? Vertragingen, fouten en een gebrek aan overzicht. Dit komt door een aantal factoren, zoals de complexiteit van de omgeving,” vertelt Jaap Jan. “Gemeenten werken vaak vanuit verschillende inhuurvormen, waardoor er een gefragmenteerde aanpak ontstaat en het beheer van inhuurcontracten en inhuurprocessen een complexe en tijdrovende taak wordt. Een direct gevolg is een gebrek aan inzicht in kosten en uitgaven die komen kijken bij de inhuur van personeel. Door de vele en vooral ook niet transparante inhuurvormen zijn er nog al eens onvoorziene uitgaven en inefficiënties.”

“Flextender helpt met een eenduidig inhuurproces. Door onze managementrapportages krijgen gemeenten zicht op de uitgaven, maar ook bijvoorbeeld op de duur van de inhuur en de verdere verlengingsmogelijkheden. Zo is voor iedereen helder wat er moet gebeuren om tot inhuur te komen en bieden we inzicht in de kosten die gemoeid zijn bij het inhuren van personeel. Denk daarnaast ook aan digitale contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dat zorgt voor forse tijdsbesparingen bij onze opdrachtgevers,” legt Jaap Jan uit.

“Grip op inhuur draait niet alleen om kostenbeheersing, ook om het vormgeven van inhuurstrategieën die rekening houden met kwaliteit, compliance en risicobeheer.”

Eerlijke inhuur met marktconforme tarieven

Niet alleen het gebrek aan inzicht in de inhuurvormen zorgt voor onaangename verrassingen en onvoorziene kosten. “In het speelveld van externe inhuur krijgen gemeenten te maken met een breed scala aan toeleveranciers. De belangen van de verschillende partijen spelen mee, en dat maakt dat tarieven van externen niet uniform en marktconform zijn. Een eerlijke vergelijking in het aanbod en de kwaliteit is moeilijk te trekken en zorgt voor onnodig hoge uurtarieven,” vertelt Jaap Jan. 

“Een onafhankelijke Managed Service Provider als Flextender gaat die marktwerking tegen. We verbinden vraag aan onafhankelijk aanbod. We plaatsen geen eigen mensen, waardoor we geen belang hebben bij het naar voren schuiven van ‘bankzitters’. Hierdoor hebben we ook het grootste bereik van de markt, wat de kans groter maakt dat we de beste kandidaat vinden,” legt Jaap Jan uit. “Om een zo eerlijk mogelijk inhuurproces te kunnen bieden, begeleiden we elke uitvraag en stellen we samen met opdrachtgevers kwaliteitscriteria op. Vervolgens wordt op basis van deze criteria getoetst in hoeverre de aangeboden kandidaten voldoen. Onze software zorgt voor een rating, waardoor de beste match gemaakt kan worden.”

Rechtmatige werving en inhuur geborgd

“Daarnaast speelt een stuk rechtmatigheid mee. Dat is van groot belang voor gemeenten. De werving zelf moet rechtmatig zijn, conform de uitgangspunten van de aanbestedingswet. Uiteraard moet ook geborgd worden dat andere relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd, zodat de risico’s zoveel mogelijk worden gemitigeerd,” vertelt Jaap Jan. “Dat is dus ook een van onze belangrijkste uitgangspunten. We tuigen altijd een volledig rechtmatig inhuurproces op, waarbij we digitale dossiers aanmaken voor alle inhuurprofessionals.”

Verbetering op alle niveaus

“Wij begrijpen dat grip op inhuur niet alleen draait om kostenbeheersing, maar ook om het vormgeven van inhuurstrategieën die rekening houden met kwaliteit, compliance en risicobeheer. Daarnaast moeten deze strategieën ook aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van de gemeente,” aldus Jaap Jan. “Het partnerschap dat Flextender biedt gaat daarom verder dan traditionele modellen, met een focus op het creëren van waarde en het verbeteren van het inhuurproces op alle niveaus. We hebben diverse gemeenten op deze manier ingericht, en we zien bij hen direct positief resultaat. Zo hebben we recent bij Gemeente Zeist een koppeling gemaakt tussen het HR-pakket van AFAS en de contractmodule van Flextender, zodat het inhuurproces naadloos aansluit op de operationele processen van de Gemeente Zeist. De verschillende systemen zijn nu niet een belemmering, maar juist een aanvulling op elkaar gebleken.