Organisatie ZonMw
ZonMw is de Nederlandse organisatie voor gezondheidsonderzoek en zorginnovatie. Wij werken op het snijvlak van onderzoek, beleid en praktijk aan een zo goed mogelijke gezondheid van mensen in Nederland. We stimuleren en financieren onderzoek, ontwikkeling en implementatie. De hoofdopdrachtgevers van ZonMw zijn het ministerie van VWS en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Zie ook onze site www.zonmw.nl. We zijn centraal gelegen in Den Haag, werken in een modern kantoorgebouw en zijn goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Afdeling inkoop

Je komt te werken binnen een klein, informeel en gezellig team wat bestaat uit twee ervaren inkopers en één medewerker inkoop. We zijn continu in ontwikkeling en sparren graag samen over nieuwe ideeën en doen graag beroep op jouw creativiteit, improvisatievermogen en flexibiliteit. Formeel valt het team onder Finance, control en Inkoop (FC&I). Deze afdeling bestaat uit circa 30 medewerkers waarmee geregeld gezellige activiteiten worden ondernomen.

Opdracht
Voor deze opdracht rond je van begin tot eind een (Europese) aanbesteding af. Je adviseert over de te volgen procedure, je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de aanbestedingsstukken en begeleid de aanbesteding van A tot Z. Als de aanbesteding is afgerond, draag je het contract over aan de contractbeheerder/ contractmanager.

De projecten die o.a. begeleid moeten worden zijn:
- Europese aanbesteding: Telefonie;
- Europese aanbesteding: Nieuw financieel systeem;
- Europese aanbesteding: Inhuur servicedeskmedewerkers;
- Aanbesteding: Communicatiemiddelen (nog onduidelijk welke procedure moet worden gevolgd).

In overleg kan worden besloten dat uiteindelijk toch een andere aanbesteding moet worden begeleid. Op dit moment wordt namelijk in kaart gebracht of er nog meer aanbestedingen aankomen.  

Je bent doortastend, hebt het vermogen om breed te kijken (en te doen!) en samen te werken met anderen. Je bent resultaatgericht, communicatief vaardig en kunt planmatig werken. Bij alle procedures ga je voor het beste resultaat. Je houdt rekening met voorwaarden als duurzaamheid, veiligheid en sociale aspecten. Vanwege de aard van de dienst kom je soms voor uitdagingen te staan die je in het bedrijfsleven niet tegenkomt. Wij doen dan ook regelmatig een beroep doen op jouw creativiteit, improvisatievermogen en flexibiliteit.

Minimumeisen / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal Hbo bachelor niveau;
2. Een afgeronde opleiding NEVI 1;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als inkoopadviseur binnen de overheid;
4. Minimaal 5 jaar werkervaring met het projectmatig begeleiden van complexe Europese aanbestedingen;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als inkoopadviseur met het doen van (Europese) aanbestedingen in de afgelopen 10 jaar (20 punten);
6. Een afgeronde NEVI-2 opleiding (20 punten);
7. Minimaal 10 succesvolle afgeronde (complexe) Europese aanbestedingen (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring (moet blijken uit CV) met het professionaliseren van een inkoopafdeling (15 punten);
9. Aantoonbare kennis van Tendernet en Mercell (15 punten);
10. Aantoonbare kennis van UBW en Unit4 (10 punten).

Competenties:
- Resultaatgericht;
- Daadkrachtig;
- Communicatief;
- Analytisch;
- Teamspeler;
- Nauwkeurig.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde bovenstaandecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek vindt online plaats en wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

CV-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands. Uit het CV dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De werkdagen en eventueel hybride werken wordt in overleg bepaald.

Planning
De Teams gesprekken bij de ZonMw worden donderdag 16 januari 2025, tussen 13.00 – 17.00 uur gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 7 januari 2025, 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 8 januari 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: Bij eisen staat een afgeronde NEVI 1 opleiding, mag dit ook vergelijkbaar zijn aan NEVI 1?
Antwoord: Nee.

Vraag: UBW en Unit4 is vergelijkbare ERP systeem ook akkoord?
Antwoord: Nee.

Vraag: Hoeveel punten telt de prijs mee?
Antwoord: Gunningscriteria zijn leidend, bij gelijke geschiktheid wordt pas gekeken naar tarief. Waarbij het laagste tarief bovenaan komt te staan.

Vraag: Hoe is het team met elkaar? Wat zijn de competenties van de andere twee inkopers en medewerker?
Antwoord: Team bestaat uit een senior inkoper, medior inkoper en een ondersteunende medewerker.

Vraag: Spelen de andere twee inkopers een rol bij deze aanbestedingen?
Antwoord: Ja, alleen zij zijn niet in de ‘lead’.  Alle aanbestedingen worden in team besproken over voortgang, advies, etc.

Vraag: Wat is de reden van inhuur?
Antwoord: Tijdelijke behoefte.

Vraag: De beoogde projecten die o.a. begeleid moeten worden zijn best divers en vereisen verschillende expertise. Staat opdrachtnemer open voor een deelinvulling van de benodigde projecten, bijvoorbeeld Europese aanbesteding: Telefonie? Onze ervaring leert dat voor het aanbesteden van een kwalitatieve goede telefonieoplossing, er specifiek kennis is benodigd. Waarbij er niet alleen aandacht is voor een passende oplossing, maar ook bijdraagt aan een goede technische implementatie inclusief voor gebruikers adoptie.
Antwoord: Nee, we zijn op zoek naar één medewerker die de diverse aanbestedingen begeleid.

Vraag: Is 24 uur bespreekbaar?
Antwoord: Ja.

Vraag: Wat is de gevraagde aanwezigheid op locatie?
Antwoord: 50% op kantoor in overleg met collega Inkoop.

Vraag: Is er een richttarief bekend?
Antwoord: Max 120 p/uur.

Vraag: Mag het een zelfstandige kandidaat zijn? (zzp'er)
Antwoord: Ja, indien kandidaat meerdere opdrachten verricht (we moeten voldoen aan wet DBA).

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 9 januari 2025, 9.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.