Organisatie
Werken bij Gooise Meren is samen wonen, werken, ondernemen en plezier maken in een groen gebied met een rijke geschiedenis. Gooise Meren is de jongste gemeente van het Gooi. Sinds 1 januari 2016 is de gemeente ontstaan uit een fusie van Bussum, Muiden, Muiderberg en Naarden. Het gebied barst van de historie en cultuur en staat bekend om zijn prachtige natuurgebieden en waterrijke omgeving aan het Naardermeer en IJmeer.

De gemeente heeft ongeveer 57.000 inwoners en 380 medewerkers. Al deze mensen zijn verschillend. In interesses, overtuigingen, afkomst, leeftijd en passies. We vinden het belangrijk om dit terug te zien in onze organisatie; diversiteit zorgt voor rijkere inzichten en betere resultaten.

Samen met inwoners, ondernemers en andere partijen werken we aan een omgeving waarin iedereen zich thuis voelt. Samen zoeken we continu naar mogelijkheden om Gooise Meren te blijven verbeteren.

Opdracht
De gemeente Gooise Meren heeft een centrale inkoopfunctie. Het team bestaat uit 4 inkoopadviseurs die projectleiders ondersteunen en adviseren bij diverse inkooptrajecten (van meervoudig tot Europees, van eenvoudig tot complex en betreffende diensten, leveringen of werken). Bij inkooptrajecten zoekt ze samenwerking met gemeenten uit de regio, waarbij de gemeente ook namens deze gemeente(n) aanbesteedt.

Door verlof, door een late inkoopmelding (en dus te weinig beschikbare capaciteit in het team) of door het ontbreken van specifieke expertise is soms een externe inkoopadviseur nodig. De gemeente verwacht circa 3 tot 8 inkooptrajecten uit te besteden.

De gemeente wil met deze uitvraag een drietal pools van meerdere goede kandidaten selecteren.

Indien een type aanbesteding zich aandient en besloten wordt deze door een externe inkoopadviseur te laten uitvoeren, worden alle geselecteerde kandidaten uit de betreffende pool benaderd om te bepalen of ze beschikbaar zijn.

Als meer dan 1 kandidaat beschikbaar is, dan gaat de opdracht naar de kandidaat die de meeste punten heeft behaald bij deze aanbesteding.

Als er geen kandidaten beschikbaar zijn in de pool worden de kandidaten in de andere pools benaderd. Zijn die ook niet beschikbaar, dan wordt er een aparte opdracht uitgezet.

Elke inkoopadviseur

• Adviseert zelfstandig en volgt daarbij de missie en visie van Gooise Meren, o.a.
  • als een gemeente die structureel inzet op duurzaamheid (bv 100% circulair inkopen in 2030)
  • als een gemeente die financieel gezond is, kosteneffectief werkt, en die hoogwaardige dienstverlening biedt aan inwoners, bezoekers, maatschappelijke instellingen en ondernemers
• Werkt goed samen met de projectleider, materiedeskundigen, de beoogd contractmanager en financieel adviseurs
• Werkt conform het inkoopproces van Gooise Meren en gebruikt de sjablonen van Gooise Meren
• Vervult een aanjaagrol om inkoopprojecten op tijd en met een goed resultaat af te ronden
• Communiceert met de markt via TenderNed
• Evalueert na afloop van elke Europese aanbesteding

Buiten de scope van de deelopdrachten zijn de volgende activiteiten:

• aanspreekpunt zijn voor inkoopvragen
• vastleggen van het dossier in het zaaksysteem.

Minimumeisen / knock-outcriteria
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie;
2. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen op het gebied van Werken, ICT of Overige*
3. Aantoonbare werkervaring met maatschappelijk verantwoord inkopen;
4. Aantoonbare werkervaring op het houden van marktconsultaties;
5. Een maximum uurtarief van € 110,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten;
6. Gunningscriteria duidelijk omschreven in tabelvorm toegevoegd als bijlage in het cv;

Gunningscriteria (weging)
*Geef in het cv duidelijk aan voor welke van de drie pool(s)( Werken, ICT of Overige) u inschrijft en in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet. Uit het cv of een toelichting hierop moet blijken dat u de punten op onderstaande onderdelen 7., 8. en 9. daadwerkelijk verdient. Onduidelijkheid hierover leidt tot een lagere score.

7. Aantoonbare werkervaring met circulair inkopen in de afgelopen 5 jaar? (zet in tabel, zie knock-out criterium 9.)(max 30 punten)
a. Geen ervaring (0 punten);
b. Eén uitgevoerd circulaire inkooptraject (20 punten);
c. Twee uitgevoerde circulaire inkooptrajecten (30 punten).
8. Aantoonbare werkervaring met Werken, ICT of Overige* aanbestedingen in de afgelopen 5 jaar uitgewerkt in voorbeelden. (zet in tabel, zie knock-out criterium 9.)(max 25 punten)
a. 1-2 uitgevoerde aanbestedingen, 1 Europese (5 punten);
b. 1-2 uitgevoerde aanbestedingen, 2 Europese (10 punten);
c. 3-4 uitgevoerde aanbestedingen, 1 of 2 Europese (15 punten);
c. 3-4 uitgevoerde aanbestedingen, meer dan 2 Europese (20 punten);
e. >4 uitgevoerde aanbestedingen én meer dan 3 Europese (25 punten).
9. Aantoonbare werkervaring als Projectleider met inkoopprojecten waar op prijs én kwaliteit (BPKV) gegund is én de Projectleider tevens de rol had als aanjager, in de afgelopen 5 jaar (35 punten);
a. Als Projectleider aantoonbare werkervaring BPKV met verschillende gunningsmodellen en aanjaagrol (35 punten);
b. Als Projectleider aantoonbare werkervaring BPKV met één gunningsmodel en aanjaagrol (25 punten);
c. Als Projectleider aantoonbare werkervaring BPKV met verschillende gunningsmodellen zonder aanjaagrol (20 punten);
d. Als Projectleider aantoonbare werkervaring BPKV met één gunningsmodel zonder aanjaagrol (15 punten);
e. Als medewerker in het inkoopteam aantoonbare werkervaring BPKV met één/verschillende gunningsmodellen en aanjaagrol (15 punten);
f. Als medewerker in het inkoopteam aantoonbare werkervaring BPKV met één/ verschillende gunningsmodellen zonder aanjaagrol (5 punten);
g. Geen ervaring werkervaring als medewerker van een inkoopteam (kan niet, zie eis 2).
10. Een maximum uurtarief van € 110,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten (max 10 punten);
a. 90-94,99 euro (10 punten);
b. 95,00-99,99 (7 punten)
c. 100-104,99 (5 punten)
d. 105-109,99 euro (2 punten);
e. 110 euro (0 punten).

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden / gesprekstechnieken / overtuigingskracht
• Affiniteit met innovatie (circulair inkopen)
• Kennis van complexiteit rondom aanbestedingen van Werken, ICT of Overige* bij gemeenten
• Sterk in plannen / organiseren
• Professioneel en representatief

Beoordelingssystematiek
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen.
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen/knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie zes (6) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd per pool.
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De zes (6) kandidaten uit een pool die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De beste 4 kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek (van een half uur) wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien minder dan twee van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 5 kalenderdagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
9.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De digitale gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 12 juli 2023 en donderdag 13 juli 2023. Omdat de vakantieperiode voor regio midden dan al begonnen is, bieden we de gelegenheid om gesprekken via Teams te laten plaatsvinden. De kandidaten die voor een gesprek uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 11 juli 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de inhuuropdracht.

Overige informatie

1. Opdrachtnemer moet na gunning een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. Voor start van de opdracht voldoet een bewijs van aanvraag van de VOG. De kosten voor de aanvraag van een VOG zijn voor Opdrachtnemer
2. Deze opdracht kan uitgebreid worden tot maximaal 20 uren per week als collega’s uit het team (deels) uitvallen.
3. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
4. We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Gooise Meren komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.
5. Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met 31 augustus 2024.
   Daarna kan maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de Opdrachtgever plaatsvinden van maximaal 2,5%.
6. Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
   • U dient te beschikken over een G-rekening, 25% wordt er gestort op deze rekening. Bij geen NEN-certificering wordt er 55% gestort op deze rekening.
7. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
8. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 3 juli 2023, 09.00 uur.  De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op dinsdag 4 juli 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

V: In hoeverre is er een mogelijkheid om hybride te werken?
A: Ja. Gooise Meren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffende thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Als afspraken naar mening van de projectleider van de aanbesteding het best live/ op kantoor plaats vinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.

V: U vraagt bij gunningscriterium 9 om aantoonbare werkervaring met BPKV met verschillende gunningsmodellen. Kunt u verduidelijken wat u hier bedoeld met gunningsmodellen?
A: Met gunningsmodellen bedoelen we a) gunnen op waarde; b) puntensystematiek; c) super-formule; d)prijs-kwaliteit verhouding en e)budget methode. Op pianoo.nl heten dit beoordelingsmethoden: https://www.pianoo.nl/nl/themas/bpkv/aan-de-slag/voorbereiden/beschrijving-beoordelingsmethoden-bpkv-criteria

V: Hoeveel procent van de uren is mogelijk thuis te werken?
A: Dit is afhankelijk van het aanbestedingsteam en de complexiteit van de opdracht. Onze ervaring is dat tusen de 30 en 60 procent thuis gewerkt kan worden.

V: Is de gemeente ook bereid om het volledige proces van projectmatig uit te besteden? Dit lijkt inschrijver vele malen goedkoper, simpeler en minder arbeidsintensief. Op deze manier heeft de gemeente nog steeds geen zekerheid m.b.t. beschikbare capaciteit
A: Nee

V: U geeft in uw beschrijving van de opdracht aan dat de Inkoopadviseur onder andere samenwerkt met een Projectleider. In gunningscriterium 9 vraagt u naar aantoonbare werkervaring als Projectleider. Klopt het dat u hier Inkoopadviseur bedoelt?
A: De projectleider is de eindverantwoordelijke voor de realisatie van een bepaald product (realisatie nieuwe hardware, realisatie herinrichting van gebied Y in Gooise Meren). De inkoopadviseur treedt vaak binnen de inkooptrajecten op als inkoopadviseur en projectleider. Dat wil zeggen dat deze ook strak leiding geeft aan het inkooptraject. De samenwerking met de Projectleider is intensief. De Projectleider is regelmatig onervaren met aanbestedingen en de (on)mogelijkheden hierbij. De Inkoopadviseur fungeert hierdoor als de rechterhand van de Projectleider en helpt ook met het monitoren op risico's en planning. Eindverantwoordelijke blijft echter de vakinhoudelijke projectleider.

V: U vraagt in gunningscriterium 7 om aantoonbare werkervaring met circulair inkopen en verwijst daarbij naar knock-out criterium 9. Ik verwacht dat u hier knock-out criterium 3 heeft bedoeld. Echter vraagt u daar naar aantoonbare werkervaring met maatschappelijk verantwoord inkopen. Welke werkervaring wilt u zien bij gunningscriterium 7?
A: De verwijzing tussen haakjes verwijst inderdaad foutief, maar er had hier moeten staan knock-out criterium 6. We ontvangen graag een tabel waaruit goed af te leiden is welke aanbesteding met MVOI-aspecten is aanbesteed en welke circulair is aanbesteed. Het gunningscriterium ziet toe op circulaire aanbestedingen. Circulaire aanbestedingen zijn onderdeel van MVOI-aanbestedingen. Als bijvoorbeeld ketenverantwoordelijkheid in een aanbesteding is verwerkt, dan is dit ook MVOI, maar is dit niet een circulaire aanbesteding."

V: Kunt u het onderdeel "overig" nader specificeren? Omvat het onderdeel "overig" bijv. het sociaal domein of is dit juist gericht op de leveringen/diensten onder bedrijfsvoering? Op welke manier wilt u minimumeis 3 gespecificeerd zien? 
A: Sociaal Domein inkoop wordt regionaal ingekocht en valt buiten de scope met uitzondering van ICT applicaties gericht op het sociaal domein, schuldhulpverlening, financieel ontzorgen en sociaal medisch advies. Onder overig vallen dus alle aanbestedingen die geen Werken of ICT of sociaal domein aanbestedingen zijn. Dit zijn dan Leveringen of Diensten. Dit is niet beperkt tot bedrijfsvoering. Onderzoek of advisering met een resultaatsverplichting kan ook gewenst zijn voor de andere afdelingen van de gemeente."

V: Kan Aanbestedende dienst uitleggen welk beoordelingskader wordt gebruikt bij stap 4, het selectiegesprek. Inschrijver wil een zo goed mogelijk beeld krijgen op welke manier/systematiek de Aanbestedende dienst de competenties gaat beoordelen zodat inschrijver weet wat Aanbestedende dienst verstaat onder “het best voldoet aan het bovengenoemde profiel
A: De manier waarop beoordeeld wordt is uiteraard in lijn met de beschreven stap 4 in de beoordelingssystematiek. Allereerst wordt de beoordeelde kennis en kunde inhoudelijk geverifieerd door de opdrachtgever. In gespreksvorm wordt ervaring besproken en kan bepaalde kennis gecontroleerd worden. Inhoudelijk worden de competenties door de opdrachtgever getoetst in een gespreksvorm en dienen de benoemde competenties met minimaal een voldoende beoordeeld te worden. In onderlinge verhouding worden de kandidaten door de opdrachtgever vergeleken en kiest de opdrachtgever voor de kandidaat met de hoogste beoordeling. De uiteindelijke keuze in stap 4 die moet leiden tot de kandidaat die “het best voldoet aan het bovengenoemde profiel” wordt dus bepaald o.b.v. verificatie van kennis en kunde in de beoordeling van criteria en de beoordeling op competenties. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

V: Hoe kan ik meer dan één kandidaat aanbieden? We hebben verschillende geschikte kandidaten voor de verschillende pools. Deze kandidaten scoren allen maximaal. Is het mogelijk om 1x aan te bieden en meerdere CV's toe te voegen?
A: Dat mag. Je mag meerdere kandidaten aanbieden. De inschrijvingen moeten wel per persoon gedaan worden, dus het is niet mogelijk om 1x aan te bieden en meerdere cv's toe te voegen.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 7 juli 2023, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.